Der optimale Bewerbungsprozess: Häufig gestellte Fragen

Der Bewerbungsprozess ist essenzieller Bestandteil des Personalmanagements und spielt eine zentrale Rolle in der Personalbeschaffung. Dieser Ablauf umfasst eine Vielzahl von Schritten, die sorgfältig aufeinander abgestimmt sein müssen, um die bestmöglichen Kandidat*innen für offene Positionen zu finden.  

Welche Schritte beinhaltet der Bewerbungsprozess und wie können Sie ihn optimieren, um ihn effizienter und attraktiver zu gestalten? Wir geben einen Überblick.

Homeoffice Schreibtisch mit Bildschirm und Tastatur

Übersicht

Was versteht man unter einem Bewerbungsprozess?

Der Bewerbungsprozess beinhaltet den gesamten Ablauf, der von der Veröffentlichung einer Stellenausschreibung bis hin zur Einstellung und Integration eines neuen Mitarbeitenden reicht. Dabei umfasst dieser alle Interaktionen zwischen einem Unternehmen und potenziellen Kandidat*innen, die sich für eine bestimmte Position interessieren und beginnt in der Regel mit der Bewerbung auf eine Stellenanzeige und endet mit der endgültigen Entscheidung und dem Onboarding des neuen Teammitglieds.

Für Sie besteht die Herausforderung darin, den Ablauf so effizient wie möglich zu gestalten, ohne dabei an Qualität einzubüßen. Denn ein gut strukturierter und zügiger Bewerbungsprozess kann nicht nur die besten Talente anziehen, sondern auch Ihr Image positiv beeinflussen. Unternehmen, die durch einen transparenten und wertschätzenden Bewerbungsprozess punkten, werden von potenziellen Mitarbeitenden als attraktiv wahrgenommen – dies stärkt langfristig den Erfolg der Personalbeschaffung.

Welche Phasen umfasst der Bewerbungsprozess?

Ein typischer Bewerbungsprozess beinhaltet mehrere Phasen, die je nach Unternehmensgröße und Position unterschiedlich stark ausgeprägt sein können. Jede Phase erfüllt eine wichtige Funktion und trägt zur Identifikation und Auswahl der geeignetsten Kandidat*innen bei.

Bewerbungseingang und Vorauswahl:

  1. Nachdem die Stellenanzeige veröffentlicht wurde, beginnt die Phase des Bewerbungseingangs. Bewerber*innen reichen ihre Unterlagen ein, und es gilt, diese zu sichten. In dieser Phase wird oft mit einem Bewerbermanagementsystem gearbeitet, um die Bewerbungen zu erfassen und zu kategorisieren. Die Vorauswahl erfolgt anhand von festgelegten Kriterien wie Berufserfahrung, Qualifikationen und Passung zum Unternehmen. Ziel ist es, eine überschaubare Anzahl an geeigneten Kandidat*innen für das Vorstellungsgespräch zu identifizieren.

Erstkontakt und Telefoninterview:

In der nächsten Phase erfolgt häufig ein erstes, unverbindliches Gespräch – meist in Form eines Telefon- oder Videointerviews. Dieses dient dazu, erste Eindrücke von den Kandidat*innen zu gewinnen und grundlegende Fragen zu klären. Für Bewerbende ist dies eine Chance, sich vorzustellen und zu erläutern, warum sie für die ausgeschriebene Position geeignet sind. Für Unternehmen ist es eine Möglichkeit, einen ersten Eindruck von der Person hinter dem Lebenslauf zu bekommen.

Persönliches Vorstellungsgespräch:

Nach erfolgreichem Erstgespräch folgt das persönliche Vorstellungsgespräch. Hier geht es in die Tiefe: Fachliche Qualifikationen, Soft Skills und die kulturelle Passung zum Unternehmen stehen im Fokus. Unternehmen stellen sicher, dass die Kandidat*innen nicht nur über die notwendigen Fähigkeiten verfügen, sondern auch zur Unternehmenskultur passen. Dies kann durch Einzelgespräche, aber auch durch Panel-Interviews geschehen, bei denen mehrere Unternehmensvertreter*innen beteiligt sind.

Assessment-Center oder Arbeitsproben:

Für bestimmte Positionen, insbesondere im Bereich des Managements oder bei sehr spezialisierten Aufgaben, ist es sinnvoll, zusätzliche Tests oder Arbeitsproben durchzuführen. Dies kann in Form eines Assessment-Centers geschehen, bei dem Kandidat*innen in praxisnahen Szenarien geprüft werden, oder durch das Einreichen von Arbeitsproben, die die fachliche Kompetenz unter Beweis stellen.

Entscheidung und Vertragsangebot:

  1. Nach der intensiven Prüfung der Bewerber*innen wird eine Entscheidung getroffen. Der oder die passende Kandidat*in wird ausgewählt, und es erfolgt ein Vertragsangebot. In dieser Phase kann es zu Verhandlungen über Gehalt, Arbeitszeiten und weitere Konditionen kommen. Es ist wichtig, dass das Vertragsangebot klar formuliert und transparent ist, um Missverständnisse zu vermeiden.

Onboarding:

Ist die Entscheidung gefallen und der Vertrag unterschrieben, beginnt die letzte Phase des Bewerbungsprozesses: das Onboarding. Hierbei geht es darum, den oder die neue Mitarbeiter*in in das Unternehmen zu integrieren und den Einstieg so einfach wie möglich zu machen. Ein gut durchdachtes Onboarding-Programm kann entscheidend dafür sein, wie schnell und erfolgreich sich der/die neue Mitarbeiter*in im Unternehmen zurechtfindet und eigene Aufgaben übernimmt.

Welche Bewerbungswege gibt es?

Im Laufe der Jahre haben sich verschiedene Wege etabliert, wie Bewerbungen bei Unternehmen eingereicht werden können. Besonders durch die Digitalisierung haben sich neue Kanäle entwickelt, die den Prozess für beide Seiten vereinfachen. Dennoch gibt es nach wie vor eine Vielzahl von Möglichkeiten, wie sich Kandidat*innen bei einem Unternehmen bewerben können:

  • Online-Bewerbung: Dies ist heute der am weitesten verbreitete Weg. Bewerbungen werden über spezielle Bewerbungsplattformen oder direkt über die Karriereseiten der Unternehmen eingereicht. Der Vorteil für Bewerber*innen ist, dass der Prozess schnell und unkompliziert abläuft, während Unternehmen die Möglichkeit haben, die Bewerbungen effizient zu verwalten.
  • E-Mail-Bewerbung: Noch immer gängig, vor allem in kleineren Unternehmen oder in Branchen, in denen Online-Bewerbungsplattformen weniger verbreitet sind. Hier schicken Bewerber*innen ihre Unterlagen per E-Mail direkt an die Recruiter*innen oder die Personalabteilung.
  • Bewerbungsformular: Viele Unternehmen bieten auf ihren Karriereseiten spezielle Bewerbungsformulare an, in die Bewerber*innen ihre Daten direkt eintragen können. Dies ermöglicht eine standardisierte Datenerfassung und erleichtert die Verarbeitung der Bewerbungen.
  • Bewerbung per Post: Diese Methode ist mittlerweile selten geworden, wird aber in konservativeren Branchen oder bei bestimmten Positionen noch genutzt. Für viele Talente bietet dies eine Möglichkeit, sich durch eine besonders sorgfältige Gestaltung der Unterlagen von der Masse abzuheben.
  • Initiativbewerbung: Eine Initiativbewerbung erfolgt, ohne dass es eine konkrete Stellenausschreibung gibt. Kandidat*innen zeigen damit proaktiv ihr Interesse an einer Zusammenarbeit mit dem Unternehmen. Diese Art der Bewerbung wird oft in Unternehmen geschätzt, da sie ein hohes Maß an Eigeninitiative und Motivation signalisiert.

Wie lange dauert der Bewerbungsprozess und wodurch wird die Dauer bestimmt?

Die Dauer eines Bewerbungsprozesses kann stark variieren und hängt von verschiedenen Faktoren ab. Im Durchschnitt dauert ein er etwa vier bis sechs Wochen, allerdings gibt es auch Prozesse, die deutlich kürzer oder länger sind. Die Dauer wird von mehreren Aspekten beeinflusst:

  • Anzahl der Bewerbungen: Je mehr Bewerbungen eingehen, desto aufwendiger ist die Vorauswahl. Besonders bei beliebten Positionen oder großen Unternehmen kann dies den Prozess in die Länge ziehen.
  • Komplexität der Position: Für einfache, klar definierte Aufgaben kann das Bewerbungsverfahren relativ zügig abgeschlossen werden. Je spezialisierter jedoch die Position ist, desto mehr Zeit ist oft für die Auswahl nötig, da hier vertiefende Prüfungen erforderlich sind.
  • Verfügbarkeit der Entscheidungsträger*innen: Häufig müssen mehrere Personen in den Auswahlprozess einbezogen werden, insbesondere bei wichtigen Positionen. Sind diese Entscheidungsträger*innen schwer erreichbar oder stehen sie nur eingeschränkt zur Verfügung, kann dies die Zeit verlängern.
  • Interne Prozesse: Wie gut der interne Bewerbungsprozess organisiert ist, hat ebenfalls einen erheblichen Einfluss auf die Dauer. Unternehmen, die klare Strukturen und gut funktionierende Abläufe etabliert haben, sind in der Lage, Bewerbungen schneller zu bearbeiten.
  • Kandidatenverfügbarkeit: Auch die Verfügbarkeit der Bewerber*innen spielt eine Rolle. Befinden sich Kandidat*innen in einem bestehenden Arbeitsverhältnis, müssen oft Kündigungsfristen beachtet werden.

Was muss beim Bewerbungsprozess beachtet werden?

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Candidate Experience, also die Erfahrung der Kandidat*innen während des gesamten Bewerbungsprozesses. Diese Erfahrung kann den Eindruck entscheidend prägen, den potenzielle Mitarbeiter*innen von einem Unternehmen gewinnen. Eine positive Candidate Experience, also eine durchweg angenehme Erfahrung während der Bewerbung, führt nicht nur dazu, dass sich Talente wertgeschätzt fühlen, sondern auch, dass abgelehnte Kandidat*innen das Unternehmen in möglichst guter Erinnerung behalten. Dies könnte sie dazu motivieren, sich zu einem späteren Zeitpunkt erneut zu bewerben oder das Unternehmen sogar weiterzuempfehlen.

Transparenz und Kommunikation sind ebenfalls Schlüsselfaktoren für einen gelungenen Bewerbungsprozess. Kandidat*innen schätzen es, regelmäßig über den Status ihrer Bewerbung informiert zu werden und klare Informationen darüber zu erhalten, was der nächste Schritt im Verfahren ist. Unternehmen, die transparent kommunizieren, hinterlassen einen positiven Eindruck, selbst bei Kandidat*innen, die nicht ausgewählt werden.

Zuletzt spielt auch das Thema Fairness eine entscheidende Rolle. Alle Bewerber*innen sollten gleichbehandelt werden, unabhängig von Geschlecht, Alter, Herkunft oder anderen persönlichen Merkmalen. Diskriminierung darf keinen Platz im Bewerbungsprozess haben. Ein fairer und objektiver Auswahlprozess stärkt nicht nur das Vertrauen der Kandidat*innen in das Unternehmen, sondern trägt auch dazu bei, die besten Talente zu gewinnen.

Wie lässt sich der Bewerbungsprozess optimieren?

Ein optimierter Bewerbungsprozess ist nicht nur effizienter, sondern auch für alle Beteiligten deutlich angenehmer. Durch eine gut strukturierte Herangehensweise können Sie nicht nur Zeit und Ressourcen sparen, sondern auch die Candidate Experience verbessern. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, zum Beispiel:

Ein wichtiger Hebel ist der Einsatz moderner Technologien. Mit Bewerbermanagementsystemen lässt sich der gesamte Ablauf deutlich beschleunigen. Diese Systeme ermöglichen es, Automatisierungen und Standardisierungen einzuführen, sodass Routineaufgaben schneller und weniger fehlerbehaftet erledigt werden können. Dadurch wird nicht nur die Effizienz gesteigert, sondern auch die Transparenz erhöht, da alle Informationen zentral verwaltet werden und leicht zugänglich sind.

Ein weiterer zentraler Punkt ist die klare Kommunikation. Eine schnelle und präzise Kommunikation kann den gesamten Bewerbungsprozess entscheidend straffen. Indem Bewerber*innen regelmäßig über den Status informiert werden und klare Zeitrahmen erhalten, in denen sie mit einer Antwort rechnen können, schaffen Unternehmen Vertrauen und hinterlassen einen positiven Eindruck. Diese Verbindlichkeit sorgt dafür, dass sich die Kandidat*innen ernst genommen fühlen und sich während des gesamten Prozesses gut aufgehoben wissen.

Nicht zu vernachlässigen ist die Feedbackkultur. Unternehmen, die Bewerber*innen nach Abschluss des Prozesses, selbst im Falle einer Absage, ein konstruktives Feedback geben, hinterlassen oft einen bleibenden positiven Eindruck. Auch wenn ein*e Kandidat*in nicht eingestellt wird, zeigt ein individuelles Feedback, dass die Leistung geschätzt wird und dass das Unternehmen die Bewerbung ernst genommen hat.

Fazit

Ein effizienter und gut durchdachter Bewerbungsprozess ist für Unternehmen von zentraler Bedeutung, um die besten Talente zu gewinnen und eine positive Arbeitgebermarke aufzubauen. Ein transparenter Ablauf, klare Kommunikation und eine faire Behandlung aller Kandidat*innen sind dabei entscheidende Faktoren. Der Einsatz moderner Technologien wie Bewerbermanagementsysteme sowie die Berücksichtigung rechtlicher Anforderungen, wie dem Datenschutz, optimieren den Prozess und tragen dazu bei, dass er sowohl für das Unternehmen als auch für die Bewerber*innen angenehmer und erfolgreicher gestaltet wird.

Eine positive Candidate Expereince, gepaart mit einer Feedbackkultur, sorgt dafür, dass sich Kandidat*innen auch nach einer Absage wertgeschätzt fühlen und das Unternehmen in guter Erinnerung behalten. Der Bewerbungsprozess der Zukunft wird verstärkt auf Digitalisierung und Flexibilität setzen, wobei die Bedürfnisse der Bewerber*innen im Mittelpunkt stehen. Unternehmen, die diesen Wandel frühzeitig erkennen und umsetzen, werden im „War for Talents“ langfristig erfolgreich sein.

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Vanessa Kammler

Als Redakteurin bei JOBmenü extrahiert sie gern spannende Erkenntnisse aus Studien, schreibt am liebsten Leitfäden und stellt Ihnen gern smarte Recruiting-Tricks vor.

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