Das Vorstellungsgespräch: Phasen und Methoden

Ihre Stellenanzeigen waren erfolgreich und nach und nach gehen die ersten Bewerbungen bei Ihnen ein? Glückwunsch! Dann ist es Zeit, die vielversprechendsten Talente, die sich bei Ihnen beworben haben, kennenzulernen. Wir sagen Ihnen, worauf es im Vorstellungsgespräch ankommt.

Definition: Was ist ein Vorstellungsgespräch?

Was ein Vorstellungsgespräch grundsätzlich ist, muss eigentlich nicht näher erklärt werden, denn es ist ein klassisches Element des Bewerbungsprozesses. Kandidat*in und Arbeitgeber tauschen sich in einem 30- bis 60-minütigen Gespräch mit- und übereinander aus.

Und üblicherweise bildet das Vorstellungsgespräch einen Teil des Einstellungsprozesses ab. Dieser kann ergänzt werden durch Probearbeitstage, ein Schnupperpraktikum oder ein Assessment Center. Aber wie ist ein Vorstellungsgespräch aufgebaut? Was muss beachtet werden und welche Phasen hat es? Das erklären wir Ihnen nachfolgend.

Die fünf Phasen eines Vorstellungsgesprächs

Schon in den ersten Sekunden des Kennenlernens entscheiden wir, ob wir jemanden sympathisch finden und ihm vertrauen. Aber es geht natürlich noch weiter. Im Grunde genommen laufen fast alle Bewerbungsgespräche nach einem klassischen Muster ab. Unterteilt ist dieses in fünf Gesprächsphasen:

Phase 1: Der Smalltalk

Der anfängliche Smalltalk dient dazu, das Eis zu brechen, eine lockere Atmosphäre zu schaffen und die Aufregung der Bewerber*innen zu mindern. Fragen Sie nach der Anreise, und ob das Talent den Weg gut gefunden hat. Schneiden Sie zu Beginn des Gesprächs in jedem Fall weitere harmlose Themen wie das Wetter an – auf keinen Fall politische.

Hier kann man sich schnell in unschönen Diskussionen verlieren, die im Zweifel die Stimmung im ganzen weiteren Jobinterview trüben. In dieser ersten Warm-Up-Phase haben alle Beteiligten die Möglichkeit, in der Situation anzukommen und sich zu akklimatisieren.

Phase 2: Kennenlernen

In der zweiten Phase des Vorstellungsgesprächs möchte der Arbeitgeber das Gegenüber besser kennenlernen. Hierzu eignen sich Fragen wie:

Würden Sie sich bitte kurz vorstellen?
Warum haben Sie sich bei uns beworben?
Erzählen Sie uns etwas über Ihren Werdegang?
Was waren Ihre größten Erfolge?

Bewerber*innen haben jetzt die Möglichkeit, die wichtigsten Qualifikationen, über die sie verfügen und die für den Job von Bedeutung sind, hervorzuheben.

Phase 3: Vorstellung

In der dritten Phase eines Vorstellungsgesprächs stellt sich der Arbeitgeber vor. Hierbei wird oft das Unternehmen in seiner Struktur, seinen Produkten und Traditionen kurz umrissen. Auch auf die Stelle, die es zu besetzen gilt, gehen Sie als Gesprächsleiter*in ein. Sprechen Sie überdies über Aspekte wie die Entstehungsgeschichte sowie die Größe Ihres Unternehmens, die Zahl der Mitarbeiter*innen und gehen Sie auf verschiedene Abteilungen ein.

In diesem Teil des Vorstellungsgesprächs machen Sie Werbung für Ihr Unternehmen. Das ist wichtig. Denn Bewerberinnen und Bewerber können sich heute meist zwischen verschiedenen Angeboten entscheiden. Sie messen Ihr Unternehmen an dem Eindruck, den sie von Ihnen bekommen.

Phase 4: Rückfragen

Es schließt sich Phase Nummer vier an. In dieser hat der Bewerber oder die Bewerberin die Chance, offene Punkte und Fragen anzusprechen. Allerdings ist dieser Teil des Vorstellungsgesprächs auch als Test zu verstehen, denn Personaler wie Sie erkennen hier zum Beispiel schnell, ob und wie intensiv sich der Kandidat mit dem Unternehmen auseinandergesetzt und wie aufmerksam er in der vorangegangenen Phase zugehört hat.

Fragen, die Bewerber*innen in dieser Phase klassischerweise stellen:

Wie sehen die Arbeitsabläufe in Ihrem Unternehmen aus?
Wie stark arbeiten einzelne Abteilungen zusammen?
Durch welchen Führungsstil zeichnet sich das Unternehmen aus?
Gibt es Förderungsmöglichkeiten: Weiterbildungen, Trainings oder Schulungen?
Welche Karrierechancen gibt es?

Phase 5: Abschluss

In der fünften Phase des Vorstellungsgesprächs, der Abschlussphase, haben Kandidat*innen die Möglichkeit, abschließend wichtige Punkte bezüglich des weiteren Prozederes zu erfragen. Zum Beispiel:

Wie lange dauert der Auswahlprozess?
Wann ist mit einer Antwort zu rechnen?

Sind diese Fragen geklärt, verabschieden sich beide Seiten und das Einstellungsgespräch ist beendet. Die einzelnen Gesprächsphasen können natürlich variieren und sind von den Fragen und Antworten sowie vom Gesprächsverlauf im Allgemeinen abhängig.

Die Vorbereitung des Vorstellungsgesprächs

Damit ein Bewerbungsgespräch professionell abläuft, können Arbeitgeber wesentliche Inhalte vorab definieren und planen. Es folgen jetzt ein paar Fragen, die sie am besten alle bei der Vorbereitung des Vorstellungsgesprächs beantworten, damit an Tag X nichts schiefgeht und alle eine gute Zeit haben.

Die richtigen Rahmenbedingungen:

Wo findet das Interview statt?
Muss vorab ein Raum angefragt oder reserviert werden?
Wann wird der Bewerber wo und von wem empfangen?

Die perfekte Zeitplanung:

Wie lange wird das Gespräch in etwa dauern?
Bei mehreren Gesprächen: Wie viele Bewerber werden pro Tag erwartet?

Die Teilnehmerplanung:

Wer nimmt an dem Gespräch teil?
Haben die beteiligten Personen Zeit?
Sind die Termine verschickt?
Wurden sie von allen bestätigt?

Die Vorstellung des Unternehmens:

Welche Informationen sollen vorgestellt werden?
Welches Arbeitgeberimage soll vermittelt werden?

Informationen zur Stelle:

Welche Qualifikationen sind laut Anforderungsprofil relevant?
Welche sollte der Kandidat / die Kandidatin unbedingt mitbringen?
Welche sind ein „Nice-to-have“?

Die Bewerbungsunterlagen:

Hat jeder Gesprächsteilnehmer die Bewerbung erhalten?

Ein letzter kleiner Tipp zum Schluss: Noch professioneller wirkt es, wenn die Unterlagen zum Zeitpunkt des Gesprächs vorliegen und nicht erst herausgesucht oder ausgedruckt werden müssen.

Sonja Dietz

Sonja Dietz ist ausgebildete Journalistin und steuert die redaktionellen Prozesse bei JOBmenü. Am liebsten schreibt sie über Digitalisierungsthemen, Recruiting Trends und die neue Arbeitswelt.

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