So gestalten Sie das Onboarding neuer Mitarbeiter*innen

Der erste Eindruck zählt – und beim Onboarding neuer Mitarbeiter*innen haben Sie die Möglichkeit, diesen entscheidend zu prägen. Eine durchdachte Einarbeitung ist nicht nur der Schlüssel zur schnellen Integration neuer Mitarbeiter*innen ins Team, sondern auch zur langfristigen Mitarbeitendenbindung. In diesem Blogbeitrag erfahren Sie, wie Sie den Onboarding-Prozess optimieren, um sowohl den neuen Teammitgliedern als auch Ihrem Unternehmen einen echten Mehrwert zu bieten.

Was versteht man unter Onboarding?

Unter Onboarding versteht man den Prozess der Einarbeitung und Integration neuer Mitarbeiter*innen in ein Unternehmen. Er umfasst verschiedene Maßnahmen und Aktivitäten, die darauf abzielen, neuen Teammitgliedern den Einstieg zu erleichtern, sie mit der Unternehmenskultur vertraut zu machen und ihnen die notwendigen Informationen und Werkzeuge zur Verfügung zu stellen, um ihre Arbeit erfolgreich auszuführen. Onboarding beinhaltet verschiedene Phasen und Elemente, darunter:

Vorbereitung vor dem ersten Arbeitstag:

- Bereitstellung von Informationen über das Unternehmen, die Abteilung und die zu erwartenden Aufgaben.
- Einrichtung des Arbeitsplatzes und der benötigten IT-Ausstattung.

Einführung am ersten Arbeitstag:

- Begrüßung und Vorstellung durch den Vorgesetzten und das Team.
- Rundgang durch das Unternehmen und Vorstellung wichtiger Ansprechpartner.
- Übertragen erster kleinerer Aufgaben.

Orientierungsphase:

- Schulungen und Trainings zur Einarbeitung in spezifische Aufgaben und Prozesse.
- Vermittlung der Unternehmenswerte, -kultur und -politik.
Einarbeitungsphase:
- Unterstützung durch Mentoren oder Paten, die als Ansprechpartner für Fragen und Probleme zur Verfügung stehen.
- Regelmäßige Feedbackgespräche und Fortschrittsbewertungen.
Integration in das Team und die Unternehmenskultur:
- Teilnahme an Teambuilding-Aktivitäten und Veranstaltungen.
- Förderung des Netzwerkens innerhalb des Unternehmens.

Onboarding neuer Mitarbeiter*innen: Die Studie.

Wir alle kennen die Situation: Jede*r von uns war schon mal neu in einem Unternehmen. Nun gut, man könnte es so machen, wie leider viel zu viele Firmen und die Neuen „ins kalte Wasser schmeißen“. Das geht, ist aber nicht nur unhöflich, sondern wirkt sich auch negativ auf das Unternehmensimage aus, denn: Heutzutage ist es ein Leichtes, sich in den sozialen Medien oder auf Arbeitgeberbewertungsportalen wie Kununu dem Ärger Luft zu machen.

Eine Studie von Haufe belegt, dass viele Unternehmen ihre Onboarding-Prozesse nochmal überdenken sollten .Insgesamt wurden 755 HR-Personalverantwortliche zu diesem Thema befragt. Einige der Ergebnisse sind alarmierend:

36 Prozent der Kündigungen finden vor dem ersten Arbeitstag statt.
Bei 56 Prozent führen falsche Erwartungen des Onboardings zur Frühfluktuation.

Bei 25 Prozent gibt es einen zentral organisierten Oboarding-Prozess über die Personalentwicklung.
Bei nur 15 Prozent über das Recruiting-Team.

Warum ist ein gutes Onboarding für neue Mitarbeiter*innen wichtig

Halten wir also fest: Talente, die neu ins Unternehmen kommen, möchten „an die Hand genommen“ werden und alles in Ruhe kennenlernen. Und hier kommen Sie ins Spiel. Denn: Ein gutes Onboarding neuer Mitarbeiter*innen ist aus mehreren Gründen wichtig und bringt auch Ihrem Unternehmen entscheidende Vorteile:

#1 Schnellere Einarbeitung

Ein strukturierter Onboarding-Prozess hilft neuen Mitarbeiter*innen, sich schneller in ihre Aufgaben einzuarbeiten. Dies führt zu einer erhöhten Produktivität und trägt zum Gesamterfolg Ihres Unternehmens bei.

#2 Mitarbeiterzufriedenheit

Ein positives Onboarding-Erlebnis sorgt dafür, dass sich neue Teammitglieder willkommen und wertgeschätzt fühlen. Dies steigert die allgemeine Zufriedenheit und Motivation steigern.

#3 Reduzierung der Fluktuation

Wenn neue Talente gut integriert werden, steigt die Wahrscheinlichkeit, dass sie im Unternehmen bleiben. Ein schlechter Onboarding-Prozess kann zu einer hohen Fluktuation führen, die für Ihr Unternehmen sowohl finanziell als auch in Bezug auf Moral und Teamdynamik belastend sein kann.

#4 Kulturelle Integration

Onboarding bietet die Möglichkeit, die Unternehmenskultur und -werte zu vermitteln. Neue Mitarbeiter*innen lernen Ihre Erwartungen an ihr Verhalten und ihre Zusammenarbeit im Team kennen. Das fördert die kulturelle Passung.

#5 Beziehungsaufbau

Ein effektives Onboarding intensiviert Beziehungen zu Kolleg*innen und Vorgesetzten. Dies trägt zur postitiven Teamdynamik und Arbeitsatmosphäre bei.

#6 Zielklarheit

Im Onboarding-Prozess werden oft die Erwartungen und Ziele des Unternehmens sowie der einzelnen Mitarbeiter*innen kommuniziert. Dies hilft neuen Teammitgliedern, Klarheit über ihre Rolle und die Unternehmensziele zu gewinnen.

#7 Feedbackmöglichkeiten

Das strukturierte Onboarding ermöglicht einen kontinuierlichen Austausch zwischen neuen Mitarbeiter*innen und Vorgesetzten. Durch regelmäßiges Feedback und offene Gespräche können Anpassungen vorgenommen und potenzielle Probleme frühzeitig erkannt werden.

Wie lange dauert die Onboarding Phase?

Die Dauer der Onboarding-Phase variiert je nach Unternehmen, Branche und Art der Position erheblich. In der Regel dauert der Onboarding-Prozess zwischen einer Woche und mehreren Monaten. Bei vielen Arbeitgebern ist die erste Woche intensiv gestaltet, in der neue Mitarbeiter*innen grundlegende Informationen über das Unternehmen, seine Kultur und die spezifischen Arbeitsabläufe erhalten.

In einigen Fällen kann das Onboarding jedoch auch länger dauern, insbesondere in komplexen Organisationen oder bei spezialisierten Positionen. Hierbei kann sich die Einarbeitung über mehrere Monate erstrecken, um neuen Mitarbeitenden die Möglichkeit zu geben, sich vollständig in ihre Rolle einzufinden und die verschiedenen Abteilungen und Prozesse kennenzulernen.

Zudem ist es wichtig, dass das Onboarding nicht nur auf die ersten Wochen beschränkt ist, sondern auch eine kontinuierliche Unterstützung und Feedbackschleifen umfasst, um sicherzustellen, dass sich alle wohlfühlen und erfolgreich in ihre Aufgaben integrieren können.

Was erwarten neue Mitarbeiter*innen vom Onboarding?

Doch wie sieht es eigentlich mit der Gegenseite aus? Was erwarten Talente während des Onboarding-Prozesses von ihrem Arbeitgeber und Kolleg*innen? Zu den wichtigsten Punkten gehören:

Klare Kommunikation
Geben Sie hier bereits im Vorfeld (also im so genannten Preboarding) detaillierte Informationen über den Ablauf des Onboardings und was Talente bei Ihnen an den ersten Tagen erwarten können. Bieten Sie Zugang zu allen relevanten Unterlagen und Ressourcen vor dem ersten Arbeitstag.
Herzliches Willkommen
Hierzu zählt nicht nur eine freundliche und professionelle Begrüßung durch das Team und die Vorgesetzten, sondern ebenfalls eine Einführung in das Unternehmen, die Abteilung und die Unternehmenskultur.
Strukturierter Ablauf
Erstellen Sie sich einen organisierten Plan für die Einarbeitung, der klar kommuniziert wird. Bestenfalls ist dieser individuell auf die die spezifischen Aufgaben des neuen Mitarbeiters / der neuen Mitarbeiterin zugeschnitten.
Unterstützung und Betreuung
Weisen Sie Ihrem neuem Teammitglied eine Ansprechperson zu, die bei Fragen und Problemen zur Verfügung steht. Führen Sie außerdem regelmäßige Feedbackgespräche (in beide Richtungen!), um den Fortschritt zu besprechen und Unterstützung anzubieten.
Schulungen und Trainings
Eine strukturierte Einarbeitung in unternehmensspezifische Systeme, Tools und Prozesse ist unerlässlich. Oftmals passiert dies on-the-fly im Arbeitsalltag – vielleicht haben Sie die finanziellen und personellen Ressourcen für gezielte Schulungen und Trainings?
Soziale Integration
Auch zu diesem Punkt liefert die Haufe-Studie klare Zahlen: Es steht zwar bei 93 Prozent der Befragten die fachliche Einarbeitung im Vordergrund, allerdings nur bei 78 Prozent die soziale Integration – das ist zu wenig. Bieten Sie ihren neuen Mitarbeitenden die Möglichkeit, das Team besser kennenzulernen. Dies kann beispielsweise durch gemeinsame Mittagessen oder Teambuilding-Aktivitäten geschehen.
Klarheit über Erwartungen und Ziele
Ebenfalls gehört die deutliche Kommunikation über Ihre Erwartungen und Ziele des neuen Mitarbeiters / der neuen Mitarbeiterin. Wissen Talente, was von ihnen erwartet wird, fühlen sie sich nicht „verloren“. Ebenfalls bekommen sie ein tieferes Verständnis dafür, wie ihre Arbeit zum Unternehmenserfolg beiträgt.
Feedback und Anerkennung
Kaum eine Einarbeitung wird ohne Fehler laufen – haben Sie Kritik, äußern Sie diese konstruktiv. Vergessen Sie dabei aber nicht, die Leistung und Entwicklung anzuerkennen.

Sie sehen: Ein erfolgreiches Onboarding-Programm, das diese Erwartungen erfüllt, kann dazu beitragen, dass neue Mitarbeiter*innen sich willkommen fühlen, schneller produktiv arbeiten und langfristig an das Unternehmen gebunden bleiben.

Onboarding neuer Mitarbeiter*innen: Diese Fehler sollten Sie vermeiden

Ein effektives Onboarding ist entscheidend für den Erfolg neuer Mitarbeiter*innen und das Unternehmen insgesamt. Hier sind einige häufige Fehler, die Sie bei der Durchführung des Onboarding-Prozesses vermeiden sollten:

#1 Mangelnde Planung

Ein unstrukturierter oder improvisierter Onboarding-Prozess kann zu Verwirrung führen. Es ist wichtig, einen klaren Plan zu erstellen, der alle erforderlichen Schritte und Inhalte umfasst.

#2 Fehlende Kommunikation

Unzureichende Kommunikation vor dem ersten Arbeitstag (z. B. Details zum Arbeitsplatz, Dresscode, Anreise) kann neuen Mitarbeitenden das Gefühl geben, nicht willkommen zu sein oder nicht gut informiert zu sein.

#3 Überforderung mit Informationen

Zu viele Informationen in kurzer Zeit können überwältigend wirken. Es ist wichtig, den Onboarding-Prozess in überschaubare Abschnitte zu unterteilen und schrittweise Informationen bereitzustellen.

#4 Unzureichende Einführung in die Unternehmenskultur

Neue Mitarbeiter*innen sollten die Unternehmenskultur, Werte und Erwartungen verstehen. Ein Mangel an Fokus auf diese kann zu Missverständnissen und Entfremdung führen.

#5 Fehlende Unterstützung und Mentoring

Ohne regelmäßige Unterstützung durch Vorgesetzte oder Mentoren können neue Mitarbeiter*innen sich verloren fühlen. Eine feste Anlaufstelle, die bei Fragen hilft, ist essenziell.

#6 Keine Zielsetzung

Es sollte klar definiert werden, welche Erwartungen und Ziele die neuen Teammitglieder in den ersten Wochen und Monaten haben. Ohne klare Ziele kann es für Neue schwierig sein, ihre Fortschritte zu verfolgen.

#7 Ignorieren individueller Bedürfnisse

Jede*r Mitarbeiter*in hat unterschiedliche Hintergründe und Bedürfnisse. Die Vernachlässigung individueller Wünsche kann die Integration erschweren.

#8 Unzureichende Schulungen

Trainings und Schulung sind entscheidend, um neue Mitarbeiter*innen mit den erforderlichen Fähigkeiten auszustatten. Eine nicht adäquate Schulung kann die Leistung und das Selbstvertrauen beeinträchtigen.

#9 Mangelnde Integration ins Team

Es ist wichtig, dass neue Mitarbeiter*innen die Gelegenheit haben, das ganze Team kennenzulernen. Eine fehlende Integration ins kann zu Isolation führen und auf Dauer unglücklich machen.

#10 Kein Feedback-Mechanismus

Ebenfalls sollte eine kontinuierliche Feedbackkultur Teil des Onboarding-Prozesses sein. Wenn neue Mitarbeitende keine Rückmeldungen zu ihrer Leistung erhalten, führt das zu Unsicherheit und das Fehlerpotenzial steigt.

#11 Vernachlässigung der Nachverfolgung

Oft wird der Onboarding-Prozess nach der ersten Woche oder dem ersten Monat als abgeschlossen betrachtet. Eine längere Nachverfolgung und weitere Unterstützung sind jedoch wichtig, um sicherzustellen, dass sich neue Mitarbeiter*innen weiterhin wohlfühlen und erfolgreich sind.

Unser Tipp: Erwähnen Sie Ihren Onboarding-Prozess bereits in Ihrer Stellenanzeige!

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Vanessa Kammler

Als Redakteurin bei JOBmenü extrahiert sie gern spannende Erkenntnisse aus Studien, schreibt am liebsten Leitfäden und stellt Ihnen gern smarte Recruiting-Tricks vor.

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