Absage auf Bewerbung: Gut schreiben trotz schlechter Neuigkeiten

Ein gelungener Recruiting-Prozess hat viele schöne Seiten – zum Beispiel den Eingang vieler Bewerbungen. Aber dann gehört es eben auch dazu, die ein oder andere Absage auf eine Bewerbung zu versenden. Es lohnt sich, an dieser Stelle Zeit und Mühe zu investieren. Damit Sie Talente nicht verprellen – und Sie haben sogar die Chance, Ihren Ruf als Arbeitgeber, Ihre Employer Reputation, nach vorne zu bringen. Wie das gelingt, lesen Sie bei uns.

Absage auf Bewerbung: Pflicht oder Kür?

Wenn Sie sich fragen, ob Sie eine Absage auf eine Bewerbung verschicken müssen, lautet die Antwort eindeutig: Nein, das ist für Arbeitgeber keine Pflicht. Das Arbeitsrecht schreibt das nicht vor. Sie haben also zumindest keine rechtlichen Konsequenzen zu erwarten, wenn Sie Talenten keine Rückmeldung auf ihre Bewerbung geben.

Es kann aber passieren, dass diese Talente dann ihrem Unmut im Netz Luft machen – zum Beispiel auf Arbeitgeberbewertungsportalen wie kununu, JOBvoting oder Glassdoor. Und das kann es künftig schwieriger machen, Stellen zu besetzen. So ein Szenario können Sie mit einer nachvollziehbaren Bewerbungsabsage verhindern – und sogar Pluspunkte bei den Talenten sammeln.

Bewerbungsabsage als Wertschätzung

Bei einer Absage auf eine Bewerbung geht es nicht nur darum, negatives Gerede zu vermeiden. Es geht auch darum, den Talenten Wertschätzung für ihre Mühe entgegenzubringen. Denn die Kandidat*innen haben, in der Regel, viel Arbeit in ihre Bewerbung investiert. Wenn Sie in Ihre Bewerbungsabsage ebenfalls Zeit und Mühe investieren, würdigen Sie damit auch den Einsatz, den die Kandidat*innen gezeigt haben. Das wissen Talente – trotz der eigentlich unschönen Neuigkeit – zu schätzen.

Absage auf Bewerbung: Nicht zu spät

Nicht nur eine fehlende Bewerbungsabsage kann einen schlechten Eindruck hinterlassen. Auch, wenn diese sehr spät versendet wird, kommt sie – im wahrsten Sinne des Wortes – schlecht bei den Talenten an. Schließlich sind mittlerweile Talente allen Alters durch das Internet eine schnelle Kommunikation gewöhnt. Wenn Ihre Absage auf eine Bewerbung Wochen später kommt, nützt es unter Umständen auch nichts mehr oder nur wenig, wenn diese besonders gelungen formuliert ist.

Das Wichtigste: Individuelle Absagen

Also, wir halten fest: Eine Absage auf eine Bewerbung ist ein Zeichen der Wertschätzung und sie sollte zeitnah verschickt werden. So sorgen Sie für eine gelungene Candidate Journey („Bewerber-Reise“), auch wenn sie in diesem Fall ohne eine Einstellung zu Ende geht.

Ganz entscheidend dafür ist auch, dass die Absage auf eine Bewerbung individuell ist. Vermeiden Sie die üblichen Floskeln wie: „Vielen Dank für Ihre Bewerbung“. Denn dann haben Talente das Gefühl, sie bekommen eine Absage die eins zu eins auch an alle anderen Bewerber*innen geht, die es nicht in die nächste Runde geschafft haben. So fühlen sich Talente nicht gesehen.

Übrigens: Auch in Stellenanzeigen sind Floskeln ein absolutes No-Go.

Absage auf Bewerbung: Wie individuell muss sie sein?

Jetzt werden Sie vielleicht sagen: „Ich habe gar nicht die Zeit, für jedes Talent eine individuelle Absage zu schreiben.“ An dieser Stelle können wir Entwarnung geben. Nicht die ganze Bewerbungsabsage muss individuell sein. Sie können zum Teil mit Textbausteinen arbeiten und müssen nur hier und da ein wenig individuellen Bezug einstreuen.

Individuelle Bewerbungsabsage: Vier Tipps

Starten Sie mit dem Namen: Dieser Tipp ist ebenso simpel wie effektiv. Leider beginnen viele Bewerbungsabsagen mit Worten wie: „Sehr geehrte Bewerberin, sehr geehrter Bewerber“. Das wirkt sehr anonym. Das Talent am Anfang mit dem Namen anzusprechen, bedeutet keinen großen Aufwand, macht aber für die Talente einen riesigen Unterschied. So haben Sie gleich zum Start der Absage eine persönliche Note eingefügt.
Nehmen Sie Bezug auf die Bewerbung: Jede Bewerbung ist anders. War die Bewerbung in diesem Fall zum Beispiel besonders umfangreich, schön geschrieben oder ansprechend gestaltet? Indem Sie einen individuellen Aspekt in Ihrer Absage hervorheben, hat das Talent das Gefühl, dass Sie sich – auch wenn es letztlich nicht ganz gereicht hat – wirklich mit der Bewerbung auseinandergesetzt haben. Auch so fühlt sich das Talent gesehen.
Nennen Sie Skills oder Erfahrungen: Stehen in der Bewerbung Dinge, die Sie beeindruckt haben – zum Beispiel außergewöhnliche Fähigkeiten oder berufliche Stationen? Gehen Sie kurz darauf ein. Auch so können Sie dem Talent mit wenigen Worten Wertschätzung entgegenbringen.
Erwähnen Sie die bisherige Interaktion: Gab es vor der Absage sogar schon ein Bewerbungsgespräch? Dann erwähnen Sie ein Detail daraus und vermeiden Sie Floskeln wie: „Es hat uns gefreut, Sie persönlich kennen zu lernen.“ Mit einem Detail zeigen Sie Bewerber*innen, dass Sie aufmerksam sind und jedes Talent genau im Blick haben. Sie können auch Inhalte aus sonstiger Kommunikation (E-Mail, Telefon etc.) nennen.

Das Ass im Ärmel: Der Talent Pool

Sie können die Absage auch dadurch, etwas weniger schlimm für die Bewerber*innen machen, indem Sie diese in Ihren Talent Pool, eine Datenbank mit vielversprechenden Talenten, einladen. So zeigen Sie – auch, wenn es bei dieser Stelle nicht ganz gereicht hat – wiederum Wertschätzung. Auch hier ist es wichtig, auf Floskeln zu verzichten wie: „Wir finden Ihr Profil vielversprechend.“ In unserem folgenden Musterbeispiel sehen Sie, wie es anders gehen kann.

Absage auf Bewerbung: Zwei Muster

Lassen Sie uns konkret werden! Hier finden Sie zwei Muster-Absagen ohne Floskeln. Die kursiven Abschnitte sind die Stellen, an denen Sie eine individuelle Note mit Bezug zum jeweiligen Talent bzw. der Bewerbung/Interaktion einstreuen können bzw. sollten.

Muster 1: Absage auf Bewerbung nach dem Bewerbungseingang

Liebe Frau Peters,

wir haben uns über jede Bewerbung auf die Stelle als Redakteur*in Wirtschaft gefreut – so auch über Ihre. Das aufwändig und individuell gestaltete Deckblatt hat uns besonders gefallen.

Auch Ihre Berufserfahrung beim Branchenriesen Tagesspiegel kann sich sehen lassen. Wir haben nun eine gute und eine nicht so gute Nachricht für Sie.

Die nicht so gute Nachricht: Leider hat es Ihre Bewerbung ganz knapp nicht in die nächste Runde geschafft. Sie war vielversprechend, aber andere Bewerbungen haben noch ein wenig besser auf die speziellen Anforderungen der Stelle gepasst.

Die gute Nachricht: Weil Ihre Bewerbung prinzipiell gut bei uns ankam, würden wir gerne wieder auf Sie zukommen, wenn wir eine für Ihre Skills und Erfahrungen passende Stelle ausschreiben. Sind Sie damit einverstanden? Wir würden uns freuen!

Viele Grüße

<Name, Jobtitel>

Muster 2: Absage auf Bewerbung nach dem Bewerbungsgespräch

Lieber Herr Meyer,

wir hoffen, Sie sind nach dem Bewerbungsgespräch gut wieder mit der Bahn nach Dortmund zurückgekommen. Im Gespräch hat uns gefallen, wie gut Sie sich schon vorab über unseren Betrieb informiert hatten.

Im Rennen um die Stelle als Buchhalter*in hatte jedoch jemand anderes die Nase vorn. Wir können Ihnen aber versichern, dass es am Ende eine hauchdünne Entscheidung war.

Weil wir von Ihrem einnehmenden Auftreten und auch von Ihren Kenntnissen in Sachen ERP-Systeme sehr angetan waren, würden wir bei einer künftigen Stellenausschreibung gerne wieder auf Sie zukommen. Ist das für Sie in Ordnung? Sie wären ein echter Gewinn für unseren Talent Pool.

Viele Grüße

<Name, Jobtitel>

Absage auf Bewerbung als Ruf-Boost

Wenn Sie die Tipps aus diesem Artikel beherzigen, hinterlassen Sie – trotz einer im Kern negativen Nachricht – einen guten Eindruck bei den Talenten. Sie werden die individuelle und wertschätzende Absage positiv zur Kenntnis nehmen.

Damit tun Sie gleichzeitig etwas Gutes für Ihren Ruf als Arbeitgeber, Ihre Employer Reputation. Denn nicht nur 08/15-Absagen sprechen sich herum, sondern eben auch Top-Absagen. Also: Sagen Sie unpersönlichen und komplett vorgefertigten Bewerbungsabsagen den Kampf an und stechen Sie mit Ihrem Unternehmen positiv aus der Masse hervor.

Eine schwache Absage auf eine Bewerbung hinterlässt einen schlechten Eindruck. Damit Talente nicht schon vor der eigentlichen Bewerbung abgeschreckt werden, gibt es hier unser kostenloses Info-PDF. Vermeiden Sie fünf typische Fehler und steigern Sie Ihren Bewerbungseingang.

Reemko Ruth

Autor, Auskenner, Aufspürer – Reemko Ruth liefert Ihnen findige Tipps für die Personalfindung. Seine Lieblingsthemen: Employer Branding, Social Recruiting und Personalmanagement.

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Bildquelle: Glenn Carstens-Peters; unsplash.com