Bewerbermanagement­system (BMS): Butler*in fürs Recruiting

Im Recruiting-Prozess kann man schon einmal den Überblick verlieren. Denn er besteht aus vielen verschiedenen Schritten – von der Gestaltung und Schaltung der Stellenanzeige über das Auswählen von Talenten und die Bewerbungsgespräche bis hin zur Vertragsunterzeichnung. Ein Bewerber­management­system kann helfen, den langen Weg für Unternehmen möglichst einfach und erfolgreich und für Bewerber*innen möglichst attraktiv und angenehm zu machen. Was spricht für und was gegen die Anschaffung?
Bewerbermanagementsystem

Übersicht

Bezeichnungs-Wirrwarr

Sie haben bisher noch nichts von Bewerber­management­systemen gehört? Vielleicht kommt Ihnen einer der folgenden Begriffe bekannt vor:

  • Applicant Tracking System (ATS)
  • Recruiting-Software
  • Bewerbermanagement-Software
  • HR-System

Die Liste ließe sich beliebig erweitern. Aber wir haben gute Nachrichten: Lassen Sie sich durch die vielen Begriffe nicht verwirren. Alle diese Tools arbeiten nach dem Prinzip eines Bewerbermanagementsystems. Oder anders gesagt: Sie alle sind Bewerbermanagementsysteme.

Am Anfang war die Anzeige

Jeder Recruiting-Prozess startet mit der Gestaltung und Schaltung einer Stellenanzeige. Hier kann ein Bewerbermanagementsystem zum ersten Mal groß auftrumpfen und Ihnen Arbeit abnehmen. Mit entsprechenden Layout-Vorlagen erstellen Sie die Job Ad schneller.

Und auch bei der Schaltung können Sie Zeit sparen: Über eine Schnittstelle zur Karriere-Website sowie zu Stellenbörsen und Social-Media-Kanälen landet Ihre Stellenanzeige mit wenigen Klicks auf den Screens der Kandidat*innen. Ein Bewerbermanagementsystem kann auch helfen, Ihre Job Ad für Google for Jobs zu optimieren. So landet diese oben in den Suchergebnissen, wenn Talente nach einem Job googeln. Außerdem können Sie Erfolge messen.

Bewerbungen bestens bearbeiten

Im Optimalfall läuft es so: Kaum ist die Stellenanzeige online, trudeln die ersten Bewerbungen ein. Und wenn es besonders optimal läuft, werden es mehr und mehr.  Für die Bewerber*innen ganz wichtig: eine schnelle Eingangsbestätigung. Auch darum kann sich ein Bewerbermanagementsystem selbsttätig kümmern. On top kann ein Bewerbermanagementsystem Sie unterstützen, den Überblick zu wahren. Zunächst einmal erfasst es jede einzelne Bewerbung und die damit einhergehenden Daten der Bewerber*innen.

Ein Bewerbermanagementsystem kann Bewerbungen automatisch auslesen und dann mit den gewonnenen Daten arbeiten. Es kann unter anderem die Kompetenzen der Bewerber*innen mit dem Anforderungsprofil der offenen Stelle abgleichen. Dadurch wissen Sie mit einem Knopfdruck, welche Talente am besten geeignet sind. Auch bei der anschließenden Einladung zum Bewerbungsgespräch und der letztendlichen Zu- oder Absage kann ein Bewerbermanagementsystem helfen. Entsprechende E-Mail-Vorlagen vereinfachen die Kommunikation.

Und was ist mit Datenschutz?

Seit Mai 2018 gilt die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Sie hat den Umgang mit personenbezogenen Daten zu einem Spiel mit dem Feuer gemacht. Seitdem sind Unternehmen doppelt und dreifach vorsichtig. Ein Bewerbermanagementsystem kann auch hier unterstützen. Zum Beispiel, indem es sensible Daten nach Ablauf einer bestimmten Frist selbsttätig löscht. Ob ein Bewerbermanagementsystem DSGVO-konform arbeitet, sollte ganz oben bei Ihren Auswahlkriterien stehen.

Brauchen Sie ein Bewerbermanagementsystem?

Generell lässt sich sagen, dass ein Bewerber­managementsystem für große Unternehmen in der Regel ein Muss ist. Diese schreiben kontinuierlich viele Stellen aus und bekommen unzählige Bewerbungen. Ohne ein Bewerbermanagementsystem würden die zuständigen Mitarbeiter*innen schnell an ihre Grenzen kommen.

 

Je kleiner das Unternehmen und/oder je besser managebar die Recruiting-Aktivitäten, desto genauer muss man schauen, ob der Nutzen wirklich die Kosten überwiegt. Sie fühlen sich hier angesprochen? Dann können Sie ein kostenloses Bewerbermanagement­system oder die Gratis-Testversion eines kostenpflichtigen Bewerbermanagementsystems nutzen, um herauszufinden, ob sich die Investition in eine professionelle und meist teure Software-Lizenz lohnt.

Kein BMS? Kein Problem! JOBmenü zeigt, dass erfolgreiches Recruiting auch ohne Bewerbermanagementsystem möglich ist. Das Self-Service-Tool bietet Ihnen viele gleichwertige Vorteile, wenn es um die Schaltung von Stellen­anzeigen geht: eine Auswahl an Layout-Vorlagen für Ihre Stellen­anzeige und eine Multiposting-Funktion, also die einfache Schaltung auf über 100 kostenlosen Jobbörsen. Ergänzend können Sie Ihre Stellen­anzeigen spielend leicht auf kostenpflich­tigen Premiumbörsen veröffentlichen und dazu von hohen Rabatten von bis zu 65 Prozent profitieren. Auch das Monitoring, bzw. die Erfolgsmessung Ihrer Anzeigen ist kein Problem.

Erst checken, dann kaufen: Was ein Bewerbermanagementsystem können sollte

Nicht alle Bewerbermanagementsysteme sind gleich. Unsere Checkliste zeigt, welche Funktionen das Tool mindestens mitbringen sollte.

  • Stellenanzeigen einfach gestalten: Layout-Vorlagen beschleunigen das Erstellen von Job Ads und sorgen für eine gleichbleibende Qualität.
  • Multiposting möglich machen: Die Stellenanzeigen gelangen mit ein paar Klicks auf die Karriere-Website, auf Stellenbörsen und Social Media.
  • Bewerbungen automatisch auslesen: Wichtige Daten wie Name, Anschrift und Ausbildung werden erfasst und strukturiert abgespeichert.
  • Talente up to date halten: Bewerbungs-Eingangsbestätigung, Gesprächseinladung, endgültige Zu- oder Absage – all das wird erleichtert.
  • Datenschutz sicherstellen: Sensible Bewerber*innen-Daten werden zu jeder Zeit DSGVO-konform geschützt und fristgerecht gelöscht.

Mit JOBmenü haben Sie die Möglichkeit, Ihre Vakanzen schnell, im professionellen Design und im Self-Service 24/7 auszuschreiben. Mit unserem Traffic Network erreichen Sie über 100 kostenfreie Stellenbörsen sowie die Jobbörse der Bundesagentur für Arbeit.  

Probieren Sie es aus!  

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Reemko Ruth

Autor, Auskenner, Aufspürer – Reemko Ruth liefert Ihnen findige Tipps für die Personalfindung. Seine Lieblingsthemen: Employer Branding, Social Recruiting und Personalmanagement.

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