Kriterien zur Bewerberauswahl:
Schritt für Schritt zum Perfect Fit
Sie haben eine Stelle ausgeschrieben und Bewerbungen trudeln ein? Damit haben Sie den ersten Schritt auf dem Weg zur Neueinstellung gemeistert. Doch dann lautet die Frage: Wie finde ich den richtigen Bewerber? Schließlich möchten Sie nicht irgendwen einstellen, sondern ein Talent, das besonders geeignet ist und das Potenzial hat, langfristig zu bleiben. Wir liefern Ihnen die entscheidenden Kriterien zur Bewerberauswahl. Auf geht’s!
Übersicht
Definition: Was ist eine Bewerberauswahl?
Die Bewerberauswahl ist ein Vorgehen, bei dem aus einer Reihe von Bewerber*innen das Talent gewählt wird, das am besten für eine ausgeschriebene Stelle geeignet ist. Dabei werden nach einer ersten Bewerbungssichtung, für gewöhnlich erst einmal mehrere Talente in den Prozess der Bewerberauswahl aufgenommen. Nach und nach werden Bewerber*innen aussortiert, bis eine*r übrigbleibt – die perfekte Besetzung!
Die Bewerberauswahl ist ein Teil des Recruiting-Prozesses. Was vom Recruiting-Prozess zur Bewerberauswahl gehört, haben wir in der folgenden Aufzählung hervorgehoben: Personalbedarf erkennen, Anforderungsprofil erstellen, Talente suchen, Talente vorauswählen, Bewerbungsgespräche führen, Talent wählen & einstellen, Talent onboarden.
Schritt 1 bei der Bewerberauswahl: Bewerbungen sichten und Vorauswahl treffen
Die Bewerbungen liegen auf Ihrem Tisch bzw. im digitalen Postfach? Dann nichts wie ran und gleich erste Erkenntnisse sammeln! Sie können die eingegangenen Bewerbungen im Hinblick auf folgende Dinge sichten:
#1 Vollständigkeit und Qualität der Bewerbungsunterlagen prüfen
Schon der erste grobe Blick auf die eingereichten Bewerbungsunterlagen kann viel aussagen. Zum Beispiel darüber, wie gewissenhaft und ordentlich Talente Aufgaben angehen. Wurden wirklich alle erforderlichen Dokumente eingereicht – Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse, Arbeitsproben etc.? Wie akkurat und ansprechend sind sie gestaltet und formuliert? Ist die Bewerbung auf Ihr Unternehmen als Arbeitgeber zugeschnitten?
#2 Anforderungsprofil: die fachliche Eignung checken
Nach der Prüfung auf Vollständigkeit können Sie nun tiefer in die Bewerbungsunterlagen eintauchen. Wie gut passen die Talente auf die ausgeschriebene Stelle? Die Passung sollte hoch sein, muss aber nicht unbedingt bei 100 Prozent liegen. Schauen Sie auch darauf, wie viel Potenzial in den Bewerber*innen steckt. Gleicht das Potenzial eventuell fehlende Skills aus oder überstrahlt es diese sogar? Gewisse Skills lassen sich später schnell erlernen – durch ein gutes Onboarding oder Fortbildungen. Die Frage beim Blick auf die Bewerbungsunterlagen ist also: Welche Kriterien muss das Talent schon vorab erfüllen und welche Kriterien kann es erfüllen?
Schritt 2 bei der Bewerberauswahl: ein Vorstellungsgespräch führen
Zeit für einen Klassiker: das gute alte Bewerbungsgespräch. Es ist Ihre Gelegenheit, die Bewerber*innen rundum kennenzulernen. Dabei können Sie nicht nur Näheres zum bisherigen Karriereverlauf oder den Qualifikationen in Erfahrung bringen. Auch andere Dinge sind vielsagend: Erscheint das Talent pünktlich? Wie gut kennt sie oder er Ihr Unternehmen schon? Wie ist die Körpersprache?
#1 Wie läuft ein Vorstellungsgespräch ab?
Üblicherweise läuft ein Bewerbungsgespräch in fünf Phasen ab – und hier kommen sie:
- Smalltalk:
Vor einem Vorstellungsgespräch sind meist beide Seiten etwas angespannt. Also erst einmal locker starten! Mit etwas Smalltalk gehen alle entspannter rein. Fragen Sie zum Beispiel nach der Anreise oder dem Getränkegeschmack des Talents. - Kennenlernen:
Jetzt kommt der eigentliche Kern des Bewerbungsgesprächs und Sie können mehr über das Talent herausfinden. Greifen Sie neben den Standardfragen auch zu ungewöhnlichen Fragen, die interessante Erkenntnisse bringen. Zum Beispiel: „Wie stellen Sie sich die ersten drei Monate bei uns vor?“ - Vorstellung:
Stellen Sie an diesem Punkt des Bewerbungsgesprächs Ihr Unternehmen vor – Größe, Struktur, Werte etc. Gehen Sie auch einmal kurz konkret auf die ausgeschriebene Stelle ein. Machen Sie dem Talent klar, dass Sie ein attraktiver Arbeitgeber sind, der eine spannende Stelle zu bieten hat. Schließlich können Bewerber*innen meist zwischen mehreren Jobangeboten wählen. - Rückfragen:
Ernsthaft interessierte Bewerber*innen bringen in der Regel Fragen mit ins Vorstellungsgespräch. Außerdem kann es sein, dass während des Austausches weitere Fragenzeichen bei den Talenten aufploppen. Geben Sie Ihnen an dieser Stelle die Möglichkeit, die entsprechenden Fragen zu stellen. - Abschluss:
Zum Abschluss sollte es darum gehen, wie es nach dem Bewerbungsgespräch weitergeht. Wie lange dauert die Bewerberauswahl noch? Wann kann das Talent mit einer endgültigen Rückmeldung rechnen? Seien Sie an dieser Stelle möglichst transparent und konkret – das kommt bei Bewerber*innen gut an.
#2 Welche Fragen sollten Sie im Bewerbungsgespräch stellen?
Wir möchten die üblichen Standardfragen, wie zum Beispiel „Warum haben Sie sich bei uns beworben?“ oder „Was sind Ihre Stärken und Schwächen?“, nicht verteufeln. Aber es lohnt sich, auch ungewöhnlichere Fragen zu stellen. Aber nicht so verrückte wie „Welche Farbe wären Sie, wenn Sie ein Buntstift wären?“.
Hier kommen ein paar Beispielfragen aus der Mitte zwischen diesen Extremen, die Ihnen vielsagende Antworten liefern können:
- „Wie haben Sie sich auf das Vorstellungsgespräch vorbereitet?“
- „Wieso glauben Sie, dass Sie den Job gerne machen würden?“
- „Was bedeutet für Sie Erfolg im Beruf?“
- „Was war das Verrückteste, das Sie bisher im Leben gemacht haben?“
Weitere Methoden zur Bewerberauswahl: Ein Assessment Center durchführen
Nutzen Sie bereits Assessment Center für die Bewerberauswahl? Sehr gut. Wenn nicht, sollten Sie zumindest einmal darüber nachdenken, dies zu tun. Denn diese Methode kann Ihnen viele hilfreiche Kriterien zur Bewerberauswahl liefern.
#1 Was ist ein Assessment Center?
In einem Assessment Center („Beurteilungs-Center“) werden Bewerber*innen vor eine Reihe von praxisnahen Übungen gestellt. So lernen Arbeitgeber die Kandidat*innen rundum kennen und können hervorragend einschätzen, wie diese den Berufsalltag in Ihrem Unternehmen meistern werden.
#2 Welche Verfahren existieren beim Assessment Center?
Es gibt eine ganze Reihe von Übungen, die im Rahmen eines Assessment Centers durchgeführt werden können. Wir möchten kurz auf zwei Klassiker eingehen:
- Selbstpräsentation:
Das Talent hat die Aufgabe, sich mit einer selbstgestalteten Präsentation (zum Beispiel per Flipchart oder PowerPoint) kurz vorzustellen. Es geht um die entscheidenden Informationen zur Person und zu ihrem beruflichen Werdegang. - Postkorb-Übung:
Eine praxisnahe Aufgabe. Das Talent bekommt Termine, Notizen, E-Mails oder To-dos zugespielt. Dann geht es darum, unter Zeitdruck Prioritäten zu setzen und den Input effektiv abzuarbeiten.
Weitere Methoden zur Bewerberauswahl: Probearbeiten ansetzen
Wie wäre es mit einem Probearbeitstag? Dabei können Sie sehen, ob sich der theoretische Eindruck aus dem Bewerbungsgespräch auch in der Praxis bestätigt. Dabei geht es nicht nur um die fachlichen Skills, sondern auch darum, wie gut das Talent menschlich ins Team passt. Letztlich ist das Probearbeiten für beide Seiten eine super Möglichkeit, um zu schauen, ob es matcht. Umso sicherer ist es, dass das Talent nach der Einstellung zufrieden und motiviert ist – und Ihrem Unternehmen lange treu bleibt.
#1 Wie läuft ein Probearbeitstag ab?
Wie ein Probearbeitstag genau abläuft, hängt sehr von der Branche, dem Unternehmen und der angebotenen Stelle ab. Ganz grundsätzlich geht es aber darum, dass Bewerber*innen die Arbeitsabläufe beobachten können, die Kolleg*innen kennenlernen und hier und da auch einige Aufgaben unter Anleitung ausführen. So bekommen sie insgesamt ein gutes Gefühl davon, wie der Arbeitsalltag und die Arbeitsatmosphäre sind.
#2 Was ist das Ziel eines Probearbeitstages?
Das gegenseitige Kennenlernen im Rahmen eines Probearbeitstages ist so intensiv und praxisnah wie möglich. Es ist sozusagen die „Stellenanzeige zum Anfassen“. Nach einem solchen Tag können sich beide Seiten ziemlich sicher sein, ob sie zueinander passen oder eben nicht. Ein Probearbeitstag ist eine ideale Ergänzung zu einem Bewerbungsgespräch. Sie können live erleben, ob sich die positiven Aspekte aus den Bewerbungsunterlagen und dem Vorstellungsgespräch in der Arbeitsrealität widerspiegeln.
Tipp für die Bewerberauswahl: Fachabteilung einbeziehen
Was auch zum Bewerberauswahlverfahren gehört, ist, die Fachabteilung einzubeziehen, in der die ausgeschriebene Stelle besetzt werden soll. Ein intensiver Austausch lohnt sich! Natürlich sollte die HR-Abteilung das Heft nicht komplett aus der Hand geben, aber es ist eine gute Idee – und es ist vor allem zum Vorteil aller – während des Auswahlverfahrens regelmäßig Rücksprache mit der Fachabteilung zu halten.
Warum? Weil die Angestellten dort echte Kenner*innen des Unternehmens- und Arbeitsalltags sind – damit verfügen sie über unbezahlbares Insiderwissen. Das kann die Bewerbungssichtung und die Bewerberauswahl effektiv boosten und dafür sorgen, dass genau das Talent eingestellt wird, das die besten Voraussetzungen für die täglichen Arbeitsaufgaben mitbringt und menschlich perfekt ins Team passt. Die Fachabteilung kennt die entscheidenden Auswahlkriterien.
Übrigens: Die Kolleg*innen der Fachabteilung können nicht „nur“ beim Bewerberauswahlverfahren helfen, sondern auch schon vorher. Zum Beispiel, wenn es darum geht, frühzeitig Personalbedarfe zu erkennen, das perfekte Anforderungsprofil für die Stellenanzeige zu erstellen und Talente so anzusprechen, dass diese sich zahlreich und begeistert bewerben.
Kriterien zur Bewerberauswahl – eine Checkliste
Let’s make it simple! Wir haben für Sie eine Checkliste zusammengestellt, damit Sie im Auswahlverfahren der Bewerber den Überblick behalten. Da der Prozess komplex ist, ließe sich eine solche Checkliste quasi endlos weiterführen. Wir konzentrieren uns auf die entscheidenden Kriterien zur Bewerberauswahl:
Checkliste zur Bewerberauswahl
Bewerbungsunterlagen bewerten:
- Wurde alle geforderten Unterlagen eingesendet?
- Sind Sprache und Gestaltung klar und informativ?
- Haben Sie den Eindruck, dass das Talent Zeit und Mühe investiert hat?
- Wird die oder der HR-Verantwortliche individuell andressiert?
- Hat sich das Talent mit dem Unternehmen und der Stelle auseinandergesetzt?
- Ist die Motivation für die Bewerbung erkennbar und glaubhaft?
- Erfüllt das Talent die notwendigen Muss-Anforderungen?
Bewerbungsgespräch bewerten:
- Ist das Talent pünktlich zum Vorstellungsgespräch erschienen?
- Stimmen die Angaben aus den Bewerbungsunterlagen?
- Zeigt das Talent echtes Interesse am Unternehmen und der Stelle?
- Werden Ihre Fragen klar beantwortet oder ausgewichen?
- Hat das Talent eine Vision für seine Zukunft in Ihrem Unternehmen?
- Passen die Werte des Talents mit Ihren Unternehmenswerten überein?
- Sind Erscheinungsbild und Verhalten angemessen für die Stelle?
Bewerberauswahl abgeschlossen? Gut zusagen und absagen!
Sie haben sich für ein Talent entschieden? Dann steht nun eine Zusage an – und gleichzeitig einige Absagen. Jedes dieser Schreiben sollte (zumindest eine kleine) individuelle Note haben und wertschätzend formuliert werden. So fühlt sich das auserwählte Talent ganz besonders willkommen und Sie stärken schon vor dem ersten Arbeitstag die Mitarbeiterbindung. Und mit gelungenen Absagen erscheint die schlechte Nachricht für die nicht auserwählten Talente nicht ganz so schlecht. Und Sie können tatsächlich auch dort etwas für Ihren Ruf als Arbeitgeber, Ihre Employer Reputation, tun.
Tipps und Muster für Zusagen finden Sie hier. Für Absagen geht es hier lang.
Hier kostenlos herunterladen!
Reemko Ruth
Ihr Kontakt zu uns
Fragen, Ergänzungen, Interesse? Schreiben Sie uns, wir beraten Sie gerne persönlich.
Bildquelle: Akson; unsplash | Magnet.me; unsplash
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