Rückmeldung auf eine Bewerbung: So geht gute Bewerberkommunikation

Wenn Sie Bewerbungen bekommen, ist das natürlich sehr schön. Aber damit gehen auch einige Aufgaben einher. Denn Talente erwarten im Bewerbungsprozess regelmäßig Updates. Gerade im digitalen Zeitalter, in dem es einfacher und schneller denn je geht, Nachrichten zu verschicken. Bei uns lesen Sie, wie Sie Bewerber*innen rundum informiert und bei Laune halten. Wichtig ist eine schnelle Rückmeldung auf eine Bewerbung.

Rückmeldung Bewerbung Frau am Schreibtisch

Übersicht

Wie formuliert man als Arbeitgeber die Rückmeldung auf eine Bewerbung richtig?

Sie halten Talente mit regelmäßigen Nachrichten im Bewerbungsprozess auf dem aktuellen Stand? Das ist hervorragend. Bewerber*innen sind allerdings weniger begeistert, wenn sie lediglich unpersönliche Standardnachrichten bekommen, die genau so auch an alle anderen Talente versendet werden. In diesem Artikel erfahren Sie deswegen auch, wie Sie mit kleinen, einfachen Anpassungen Ihre Rückmeldung auf eine Bewerbung individuell und ansprechend gestalten können.

Wann erfolgt die Rückmeldung auf eine Bewerbung im Normalfall?

Sie halten Talente mit regelmäßigen Nachrichten im Bewerbungsprozess auf dem aktuellen Stand? Das ist hervorragend. Bewerber*innen sind allerdings weniger begeistert, wenn sie lediglich unpersönliche Standardnachrichten bekommen, die genau so auch an alle anderen Talente versendet werden. In diesem Artikel erfahren Sie deswegen auch, wie Sie mit kleinen, einfachen Anpassungen Ihre Rückmeldung auf eine Bewerbung individuell und ansprechend gestalten können.

 Wenn Talente ihre Bewerbung abgeschickt haben, möchten sie wissen, ob diese erfolgreich angekommen ist. Eine schnelle – am besten umgehende – Eingangsbestätigung seitens des potenziellen neuen Arbeitgebers gehört heutzutage zum Standard. Gerade, wenn Sie viele Bewerbungen bekommen, kann das aber viel Zeit fressen. Wir stellen Ihnen zwei Möglichkeiten vor, diesen Schritt einfacher zu gestalten.

Rückmeldung auf eine Bewerbung – Schritt 1: Die Eingangsbestätigung

  1. Vorgefertigte Eingangsbestätigung: Schreiben Sie einmalig eine Muster-Eingangsbestätigung, die Sie dann an alle Bewerber*innen versenden können. Was allerdings wichtig ist: Personalisieren Sie den Text ein wenig. Das muss keinen großen Aufwand bedeuten. Es ist schon viel damit getan, wenn Sie die Bewerber*innen bei der Begrüßungsformel mit Namen ansprechen. So fühlen sich die Talente schon viel mehr gesehen, als wenn Sie nur „Liebe*r Bewerber*in“ schreiben.

  2. Bewerbermanagementsystem (BMS): Mit einem Bewerbermanagementsystem können Sie sich ganz entspannt zurücklehnen. Es kümmert sich selbsttätig um das Versenden der Eingangsbestätigungen an die Talente. Ein Bewerbermanagementsystem kann Ihnen nicht nur bei weiteren Kommunikationsschritten helfen. Es kann zum Beispiel auch Bewerbungen eigenständig auslesen und mit den gewonnenen Daten arbeiten. Sie möchten tiefer ins Thema eintauchen? Das können Sie hier.

Rückmeldung auf eine Bewerbung – Schritt 2a: Die Einladung

Sie finden eine Bewerbung besonders ansprechend und möchten das Talent zum Bewerbungsgespräch einladen? Auch hierbei können Sie im Prinzip einen vorgefertigten Text nutzen. Es lohnt sich aber, die positive Nachricht zum Beispiel mit einem kleinen Detail, das Sie besonders im Lebenslauf beeindruckt hat, zu versüßen, das zeigt: Sie haben sich ausführlich mit der Bewerbung beschäftigt. Das schmeichelt Talenten. Ein Beispiel: „Besonders beeindruckt sind wir von Ihren vielen Fortbildungen zum Thema Kundenkommunikation.“

Rückmeldung auf eine Bewerbung – Schritt 2b: Die Absage

Im Bewerbungsprozess ist nicht immer alles rosarot. Manchmal passt es eben einfach nicht und Sie müssen Bewerber*innen absagen. Klar sind die betroffenen Talente dann nicht begeistert, aber wenn Sie die Absagen wertschätzend und ein wenig individuell formulieren, haben die Bewerber*innen für gewöhnlich Verständnis. Und mit einem gelungenen Absageschreiben tun Sie gleichzeitig auch etwas für Ihren guten Ruf als Arbeitgeber. Ein Beispiel: „Mit Ihrer aufwändig gestalteten Bewerbung und herausragenden Qualifikationen finden Sie sicherlich bald Ihren Traumjob – wir drücken Ihnen die Daumen.“

Alles ist besser als gar nicht abzusagen oder einen wenig wertschätzenden Standardtext zu versenden. Wie Sie Bewerbungsabsagen bestmöglich formulieren, können Sie hier lesen.

Rückmeldung auf eine Bewerbung – Schritt 3: Die Zusage

Eine Zusage für eine Stelle zu bekommen, ist für Bewerber*innen natürlich eine schöne Sache. Reicht es da nicht, den Talenten einfach einen Standardtext zu senden? Jein, auch hier können bzw. sollten Sie mit einer besonders wertschätzenden und individuellen Nachricht punkten. Das zeigt Ihre Professionalität und Ihre Mitarbeiterfreundlichkeit als Arbeitgeber. So sorgen Sie schon vor dem ersten Arbeitstag dafür, dass das Talent eine starke Bindung zu Ihrem Unternehmen aufbaut. Ein Beispiel: „Wir freuen uns, dass wir mit Ihrer Einstellung auch Ihren (Büro-)Hund als Mitarbeiter gewinnen – er ist herzlich willkommen.“

Entscheidende Tipps rund um das Formulieren einer besonders gelungenen Zusage, haben wir hier für Sie zusammengestellt.

Warum ist ein Zwischenbescheid wichtig?

Die eben genannten Standard-Zwischenbescheide sind absolut Pflicht. Denn so kennen und erwarten es die Bewerber*innen. Sie möchten auf der Reise durch den Bewerbungsprozess mitgenommen werden. Denn einerseits geht es um ihre berufliche Zukunft, andererseits sind Sie diesen „Service“ von Arbeitgebern gewohnt. Durch eine gute Bewerberkommunikation erhöhen Sie die Chance, dass die Talente während des Bewerbungsprozesses nicht abspringen.

Wie wirkt sich die Rückmeldung auf eine Bewerbung auf Kandidat*innen aus?

Gut zu wissen: Wenn Sie Bewerber*innen regelmäßig auf dem Laufenden halten, müssen Sie auch kein schlechtes Gewissen haben, wenn der Bewerbungsprozess mal etwas länger dauert. Bewerber*innen nehmen Ihnen das in aller Regel nicht krumm.

Unter einer Bedingung: Kommunizieren Sie transparent, dass und warum es etwas länger dauert – und wann der nächste Schritt im Bewerbungsprozess erfolgt. Dann treffen Sie auf Verständnis und sorgen dafür, dass die Erfahrungen mit Ihrem Unternehmen durchgehend positiv sind.

In diesem Artikel ist unter anderem klar geworden: Individualität und wertschätzende Formulierungen sind wichtig bei der Rückmeldung auf eine Bewerbung. Floskeln haben da nichts verloren. Das gilt auch schon vorher – bei der Stellenanzeige. Unser kostenloses Info-PDF zeigt Ihnen den Weg zur floskelfreien Stellenausschreibung. Hier geht´s zum Download. 

Picture of Reemko Ruth

Reemko Ruth

Autor, Auskenner, Aufspürer – Reemko Ruth liefert Ihnen findige Tipps für die Personalfindung. Seine Lieblingsthemen: Employer Branding, Social Recruiting und Personalmanagement.

Ihr Kontakt zu uns

Fragen, Ergänzungen, Interesse? Schreiben Sie uns, wir beraten Sie gerne persönlich.

Bildquelle: Ivan Samkov; pexels.com