Bewerber-managementsystem: Funktionen, Anwendungsbereiche und Vorteile

Ein Bewerbermanagementsystem ist bei der Personalgewinnung absolut hilfreich. Es vereinfacht viele Schritte im Recruiting-Prozess und kann Ihnen manche sogar ganz abnehmen. Es macht Ihr Recruiting effektiver und erfolgreicher – darüber wollen wir sprechen. Doch was, wenn kein Budget da ist für ein Bewerbermanagementsystem? Wir stellen Ihnen eine kostenfreie Alternative vor.

Definition: Was ist ein Bewerbermanagementsystem?

Ein Bewerbermanagementsystem (BMS) ist eine Software oder, genauer gesagt, ein Tool, das Arbeitgeber bei vielen Schritten des Recruiting-Prozesses unterstützen und entlasten kann. Das BMS hilft zum Beispiel:

Beim strukturierten Eingang und der Auswertung der Bewerbungen
Beim Versenden von Eingangsbestätigungen, Interview-Einladungen sowie Zu- und Absagen
Beim Aufbau und der Verwaltung eines hochwertigen Talentpools bzw. Kandidatenpools

Sie haben bisher noch nichts von Bewerbermanagementsystemen gehört? Vielleicht kommt Ihnen einer der folgenden Begriffe bekannt vor:

Applicant Tracking System (ATS)
Recruiting-Software
Bewerbermanagement-Software
Bewerbermanagement-Tool
HR-System

Die Liste ließe sich beliebig erweitern. Aber wir haben gute Nachrichten: Lassen Sie sich durch die vielen Begriffe nicht verwirren. Alle diese Tools arbeiten nach dem Prinzip eines Bewerbermanagementsystems. Oder anders gesagt: Sie alle sind Bewerbermanagementsysteme. Lassen Sie uns einmal etwas genauer schauen, was eine solche Software kann.

Verbesserte Kommunikation und Optimierung der Candidate Experience

Im Optimalfall läuft es so: Kaum ist die Stellenanzeige online, trudeln die ersten Bewerbungen ein. Und wenn es besonders gut läuft, werden es mehr und mehr. Für die Bewerber*innen ganz wichtig: eine schnelle Eingangsbestätigung. Darum kann sich ein Bewerbermanagementsystem selbsttätig kümmern. On top kann ein BMS Sie unterstützen, den Überblick zu wahren. Zunächst einmal erfasst es jede einzelne Bewerbung und die damit einhergehenden Daten der Bewerber*innen.

Ein Bewerbermanagementsystem kann Lebensläufe automatisch auslesen – das nennt man CV-Parsing – und dann mit den gewonnenen Daten arbeiten. Es übernimmt dann auch den Abgleich der Kompetenzen der Bewerber*innen mit dem Anforderungsprofil der offenen Stelle – Experten bezeichnen das als Matching.

So wissen Sie ohne großen Aufwand, welche Talente am besten geeignet sind. Auch bei der anschließenden Einladung zum Bewerbungsgespräch und der letztendlichen Zusage oder Absage kann ein Bewerbermanagementsystem helfen. Entsprechende E-Mail-Vorlagen vereinfachen die Vorgänge. Ein BMS sorgt also für eine einfache und transparente Kommunikation im Bewerbungsprozess.

Bewerbermanagement-Software: Vorteil Automatisierung

Der letzte Absatz hat es deutlich gezeigt: Ein massiver Vorteil von Bewerbermanagement-Tools ist die Automatisierung, die Ihnen viel Aufwand und Zeit spart. Generell versprechen sich Unternehmen einiges von Automatisierung im Recruiting – das zeigt eine Umfrage im Auftrag von Indeed:

41 Prozent der Unternehmen schätzen die optimierte Effizienz
39 Prozent hoffen auf mehr Personalisierung im Kandidatenkontakt
38 Prozent sehen die verbesserte Candidate Experience positiv

Einfache Einhaltung von Datenschutzrichtlinien

Aber da ist noch etwas: Seit Mai 2018 gilt die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Sie hat den Umgang mit personenbezogenen Daten zu einem Spiel mit dem Feuer gemacht. Seitdem sind Unternehmen doppelt und dreifach vorsichtig. Ein Bewerbermanagementsystem unterstützt auch hier. Zum Beispiel, indem es sensible Daten nach einer Frist von sechs Monaten selbsttätig löscht. Ob ein Bewerbermanagementsystem DSGVO-konform arbeitet, sollte ganz oben bei Ihren Auswahlkriterien stehen.

Welche Kosten fallen bei einem Bewerbermanagementsystem an?

Wie viel ein Bewerbermanagementsystem kostet, lässt sich nicht pauschal sagen. Es kommt unter anderem darauf an, wer der Anbieter ist, wie viele Funktionen das Tool hat oder wie viele Stellenanzeigen geschaltet werden. Wir geben Ihnen trotzdem gerne eine Orientierung: Angefangen bei etwa 20 Euro pro Monat geht die Preisspanne bei Bewerbermanagementsystemen bis hin zu rund 300 Euro pro Monat.

Aber – wir haben es in der Einleitung schon gesagt – es gibt auch komplett kostenlose Bewerbermanagementsoftwares. Und diese müssen sich schon längst nicht mehr hinter den kostenpflichtigen Varianten verstecken.

Lohnt sich ein Bewerbermanagementsystem?

Generell lässt sich sagen, dass ein Bewerbermanagementsystem für große Unternehmen in der Regel ein Muss ist. Diese schreiben kontinuierlich viele Stellen aus und bekommen unzählige Bewerbungen. Ohne ein Bewerbermanagementsystem würden die zuständigen Mitarbeiter*innen schnell an ihre Grenzen kommen.

Je kleiner das Unternehmen, desto genauer muss man schauen, ob der Nutzen eines Bewerbermanagementsystems wirklich die Kosten überwiegt. Sie fühlen sich hier angesprochen? Dann sollten Sie auf ein kostenloses BMS setzen.

Bewerbermanagementsysteme für kleinere Unternehmen

Denn generell sind Bewerbermanagementsysteme auch für kleinere Unternehmen überaus sinnvoll. Selbst wenn diese nicht so häufig Stellen ausschreiben wie die Big Player und die Bewerbungszahlen geringer sind. Schnell kann es auch ohne BMS passieren:

Dass der Bewerbungseingang unübersichtlich wird, Bewerbungen übersehen oder doppelt bearbeitet werden. Besonders, wenn sie über verschiedene Kanäle hereinkommen.
Dass das Sichten der Bewerbungen viel Zeit in Anspruch nimmt und nicht einheitlich passiert. Besonders, wenn mehrere Mitarbeiter*innen beteiligt sind.
Dass es bei der schnellen Kommunikation mit den Bewerber*innen hapert, weil es keine Vorlagen gibt und nirgendwo zentral vermerkt ist, wann welche E-Mails an die Talente rausgingen.
Dass Unternehmen unfreiwillig gegen die DSGVO verstoßen, weil im Bewerbungstrubel vergessen wurde, Einwilligungserklärungen einzuholen oder Daten fristgerecht wieder zu löschen.

Dies sind nur einige Worst-Case-Szenarien, die Ihnen ein BMS erspart. Mit einem kostenlosen Bewerbermanagement-Tool haben Sie die gleichen Vorteile, die große Unternehmen im Recruiting haben, und müssen sich keine Sorgen machen, ob sich die Kosten für ein BMS rechnen – es gibt ja schließlich keine. An dieser Stelle würden wir Ihnen gerne ein Beispiel für ein kostenloses Bewerbermanagementsystem geben: recruware.

Kostenloses Bewerbermanagement-Tool

Wenn Sie auf der Suche nach einer Bewerbermanagement-Software sind, gibt es tatsächlich einige zur Auswahl. Das Problem ist allerdings, dass diese – im Vergleich zu kostenpflichtigen Bewerbermanagementsystemen – oft nur wenige Funktionen bieten. recruware ist da die Ausnahme und bietet neben den Basis-Funktionen auch solche, die bei Konkurrenz-Tools oft fehlen.

Basis-Funktionen (Beispiele):

Automatisierte Nachrichten an Talente
Einfacher Aufbau eines Talentpools
DSGVO-konforme Datenverarbeitung
Einbindung des Tools in die Karriereseite
Individuelle Interview-Leitfäden
Support bei der Interviewplanung
Sehen, in welcher Bewerbungsphase ein Talent ist

Zusatz-Funktionen (Beispiele):

Unbegrenzte Nutzerzahl
Beliebige Anzahl aktiver Stellen
Schaltung auf über 40 kostenfreien Jobbörsen
Unbegrenzte Performance-Statistik zu Stellenanzeigen
Kandidatenexport
Individuelle Screening-Fragen

Zum Ende haben wir noch drei interessante recruware-Zahlen für Sie:

5 Minuten – So schnell geht die Einrichtung
43 Tage – So kurz ist die Time-to-Hire (Zeit bis zur Stellenbesetzung)
65 Prozent – So viel Zeit sparen Sie beim Recruiting

Erstellen Sie Ihren recruware-Account ganz einfach hier.

Unser Tipp: Stellenanzeigen mit JOBmenü erstellen und schalten und dann Bewerberdaten und -prozesse in recruware managen – wenn das mal keine perfekte Ergänzung ist.

Reemko Ruth

Autor, Auskenner, Aufspürer – Reemko Ruth liefert Ihnen findige Tipps für die Personalfindung. Seine Lieblingsthemen: Employer Branding, Social Recruiting und Personalmanagement.

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