Eingangsbestätigung nach der Bewerbung: So geben Sie bestens Bescheid
Sie haben eine Stelle gelungen ausgeschrieben und die ersten Bewerbungen trudeln ein? Das ist ein Grund sich zu freuen, aber erfordert auch den nächsten Schritt: eine schnelle Eingangsbestätigung. Gerade im digitalen Zeitalter erwarten Bewerber*innen eine fixe Rückmeldung. Bei uns lesen Sie, worauf es dabei ankommt.

Übersicht
Warum ist die Eingangsbestätigung nach einer Bewerbung wichtig?
Eine Eingangsbestätigung nach einer Bewerbung ist wichtig für eine gute Candidate Experience. Unter diesem Begriff versteht man alle Erfahrungen, die Talente während des Bewerbungsprozesses mit einem Unternehmen machen. Diese sollten natürlich durchweg positiv sein.
Eine schnelle Eingangsbestätigung gehört heutzutage nicht nur zum Standard, sondern signalisiert den Bewerber*innen auch, dass ihre Bewerbung bearbeitet wird. Sie sorgt für Transparenz, schafft Vertrauen und vermittelt das Gefühl, dass die Bewerbung wertgeschätzt wird.
Mit ein paar Kniffen können Sie sich von den gewöhnlichen Eingangsbestätigungen besonders positiv abheben, z. B. durch:
- Personalisierung
- Informationen zum weiteren Prozess
- Einfügen von Mehrwert
Eine gut gestaltete Eingangsbestätigung zeigt nicht nur Professionalität, sondern kann bereits an diesem frühen Punkt im Prozess einen entscheidenden Beitrag dazu leisten, Talente für Ihr Unternehmen zu begeistern.
Wie schreibt man eine gute Eingangsbestätigung?
Hier kommen zwei wesentliche Tipps, mit denen Ihre Eingangsbestätigung bei Talenten gut ankommt:
- Individuelle Anrede: Es ist ein simpler Tipp, der aber nicht immer beherzigt wird. Oft beginnen Eingangsbestätigungen mit Worten wie: „Sehr geehrte Bewerberin, sehr geehrter Bewerber“. Das wirkt unpersönlich. Den Namen des Talentes zu nennen, ist nur eine kleine Veränderung, hat aber eine große Wirkung. Machen Sie’s persönlich.
- Keine Phrasen: Sie müssen nicht für jedes Talent eine individuelle Eingangsbestätigung tippen. Gerade, wenn Sie viele Bewerbungen bekommen, ist das ein Zeitfresser. Entscheidend ist aber, dass Sie Standardformulierungen vermeiden, die Talente ständig lesen. Zum Beispiel: „Vielen Dank für Ihre Bewerbung! Wir werden uns bald wieder bei Ihnen melden.“
Weitere No-Go-Formulierungen, auf die Sie in Ihrer Eingangsbestätigung nach einer Bewerbung verzichten sollten:
- „Vielen Dank für Ihr Interesse an unserem Unternehmen.“
- „Ihre Bewerbung haben wir erfolgreich erhalten.“
- „Ihre Bewerbung wird intern geprüft.“
- „Ihre Unterlagen befinden sich in Bearbeitung.“
- „Wir werden uns zu gegebener Zeit bei Ihnen melden.”
- „Wir prüfen Ihre Unterlagen und melden uns bei Ihnen.“
- „Bitte haben Sie etwas Geduld, wir bitten um Ihr Verständnis.“
- „Wir bitten Sie, von Nachfragen während der Bearbeitungszeit abzusehen.“
Diese Formulierungen wirken generisch, uninspiriert und könnten Talente das Gefühl geben, dass ihre Bewerbung nicht wertgeschätzt wird. Stattdessen sollten Unternehmen versuchen, ihre Bestätigungen persönlicher und informativer zu gestalten.
So geht’s besser: Formulierungshilfen für Ihre Eingangsbestätigung
Hier sind Beispiele für bessere Formulierungen in Eingangsbestätigungen, die persönlicher, wertschätzender und informativer wirken:
Formulierungstipp Nummer 1:
„Hallo [Name], we’ve got mail! Wir haben uns sehr über Ihre Bewerbung gefreut, die uns gut erreicht hat. Spätestens bis zum [Datum] erreicht Sie eine Rückmeldung von uns. Dann heißt es: You’ve got mail!”
Formulierungstipp Nummer 2:
„Vielen Dank, [Name]! Ihre Bewerbung liegt bei uns auf dem Tisch. Wir sind gespannt: Ist es ein Match? Das teilen wir Ihnen spätestens bis zum [Datum] mit.“
Formulierungstipp Nummer 3:
„Liebe*r [Name], wir freuen uns auf Team-Zuwachs und deshalb natürlich auch sehr über deine Bewerbung. Diese ist bestens bei uns angekommen, wir schauen gerne rein und melden uns etwa [x Tagen/Wochen] wieder bei dir.“
Welche Informationen sollte eine Eingangsbestätigung enthalten?
Folgende drei Punkte sollte Teil jeder Eingangsbestätigung auf eine Bewerbung sein:
- Bestätigen Sie den Bewerbungseingang: Logisch! Das ist natürlich das Allerwichtigste und steckt ja schon im Namen „Eingangsbestätigung“. Deshalb sollte diese Information auch gleich am Anfang stehen.
- Beschreiben Sie das weitere Vorgehen: Was die Bewerber*innen außerdem brennend interessiert? Wie es nun weitergeht! Geben Sie unter anderem möglichst konkret an, wann die Talente mit einer ersten Rückmeldung zu ihrer Bewerbung rechnen können.
- Geben Sie einen Weg für Rückfragen an: Manchmal haben Talente Fragen. Mit denen sollten sie nicht allein gelassen werden – Stichwort Candidate Experience. Nennen Sie deshalb die Kontaktdaten einer Ansprechperson.
Muster einer Eingangsbestätigung auf eine Bewerbung
Diese Vorlage können Sie ganz einfach an Ihre Bedürfnisse anpassen:
Liebe/r Frau/Herr [Nachname],
hier kommen gleich zwei schöne Nachrichten:
- Ihre Bewerbung ist gut bei uns angekommen.
- Wir haben uns sehr darüber gefreut.
Wie geht es nun weiter? Sie haben viel Aufwand in Ihre Bewerbung gesteckt. Deshalb hat sie es verdient, in Ruhe angeschaut zu werden. In etwa [x Tagen/Wochen] bekommen Sie eine Rückmeldung von uns.
Sie haben Fragen? [Name] ist Ihr/e Ansprechpartner/in und hilft Ihnen gern. Schreiben Sie einfach eine E-Mail an [Mailadresse] oder rufen Sie an unter [Telefonnummer].
Viele Grüße und bis bald!
<Name, Jobtitel>
Eingangsbestätigung nach einer Bewerbung: So hilft ein Bewerbermanagementsystem
Es kann sich lohnen, ihre Eingangsbestätigungen nach einer Bewerbung mit einem Bewerbermanagementsystem (BMS) zu steuern. Besonders dann, wenn Sie in der Regel viele Stellen ausschreiben und entsprechend viel Bewerberkommunikation anfällt. Es kümmert sich unter anderem selbsttätig um das Versenden der Eingangsbestätigungen und weiterer Nachrichten an die Talente. Zudem kann es auch Bewerbungen eigenständig auslesen und mit den gesammelten Daten arbeiten. Mehr dazu lesen Sie hier.
Damit Sie fleißig Eingangsbestätigungen verschicken können, sollten Talente nicht schon vor der eigentlichen Bewerbung abgeschreckt werden. Mit unserem kostenlosen Info-PDF umgehen Sie fünf typische Fehler und steigern Ihren Recruiting-Erfolg. Jetzt herunterladen!

Reemko Ruth
Ihr Kontakt zu uns
Fragen, Ergänzungen, Interesse? Schreiben Sie uns, wir beraten Sie gerne persönlich.
Bildquelle: Antoni Shkraba; pexels.com
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