Urlaubsvertretung:
Tipps, rechtliche Hinweise und Pflichten für Arbeitgeber
Übersicht
Definition: Was bedeutet Urlaubsvertretung?
Wann ist eine Vertretung notwendig?
Neben der Urlaubsvertretung – bei der es darum geht, eine Mitarbeiterin oder einen Mitarbeiter während des Urlaubs zu „ersetzen“ – gibt es noch weitere Fälle, in denen eine Vertretung nötig sein kann. Zum Beispiel:
- Persönliche Notfälle
- Längere Erkrankung
- Private Probleme
Es kann auch Fälle geben, in denen die Arbeit der Grund ist, dass Mitarbeiter*innen dem Unternehmen fernbleiben. Zum Beispiel bei Konflikten am Arbeitsplatz oder mangelnder Wertschätzung.
Gesetzliche Regelungen zur Urlaubsvertretung
Sie möchten eine Urlaubsvertretung bestimmen? Grundsätzlich sind Sie dazu berechtigt. Die gesetzliche Regelung zur Urlaubsvertretung findet sich in § 106 der Gewerbeordnung – er heißt „Weisungsrecht des Arbeitgebers“. Kleiner Auszug:
„Der Arbeitgeber kann Inhalt, Ort und Zeit der Arbeitsleistung nach billigem Ermessen näher bestimmen, soweit diese Arbeitsbedingungen nicht durch den Arbeitsvertrag, Bestimmungen einer Betriebsvereinbarung, eines anwendbaren Tarifvertrages oder gesetzliche Vorschriften festgelegt sind.“
Puh, Amtsdeutsch! Aber im Prinzip heißt das: Sie dürfen Angestellten, die eine Urlaubsvertretung machen sollen, nichts zumuten, das nicht im Arbeitsvertrag geregelt ist. Oder anders gesagt: Welche Aufgaben im Falle einer Urlaubsvertretung übernommen werden müssen und eventuell auch eine entsprechende Überstundenregelung, sollte klar im Arbeitsvertrag stehen.
Urlaubsvertretung und Arbeitsrecht
Wenig überraschend ist, dass in Sachen Urlaubsvertretung auch das Arbeitsrecht eine Rolle spielt. Weil es darum geht, dass Mitarbeiter*innen im Rahmen der Vertretung Mehrarbeit übernehmen, ist natürlich besonders das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) wichtig. Damit es zu keiner Überlastung kommt. Die folgenden Punkte sollten Sie immer im Blick haben:
- Die Arbeitszeitgrenze pro Tag liegt bei 8 Stunden (max. 10 inkl. Überstunden)
- Maximal 6 Arbeitstage pro Woche bei 8-Stunden-Tagen
- Nicht mehr als 12 Überstunden pro Woche (müssen innerhalb von 24 Wochen abgebaut werden)
- Pro Jahr müssen 15 Sonntage frei bleiben
- Pausen: 30 Minuten (bei mehr als 6 Stunden pro Tag), 45 Minuten (bei mehr als 9 Stunden am Tag)
Wie viel Urlaubsvertretung ist erlaubt und zumutbar?
Dürfen Arbeitnehmer*innen die Urlaubsvertretung ablehnen?
Grundsätzlich gilt das oben erwähnte „Weisungsrecht des Arbeitgebers“. Das heißt, Sie können eine Urlaubsvertretung durchsetzen. Nur dann nicht, wenn die Vertretungsaufgaben:
- nicht im Arbeitsvertrag festgeschrieben sind
- eine unzumutbare Belastung darstellen
- die Qualifikation für die Ausführung fehlt
Ist ein*e Mitarbeiter*in unzufrieden damit, eine Urlaubsvertretung zu übernehmen, können Sie an die Kollegialität appellieren. Schließlich wird man sich freuen, wenn auch die eigenen Aufgaben übernommen werden, wenn man bald mal wieder im Urlaub ist. Gäbe es keine Urlaubsvertretungen, würde jede*r Angestellte vor einem riesigen Berg an To-dos stehen, die sich während des Urlaubs angesammelt haben – und das kann ja niemand wollen.
Gibt es mehr Gehalt für eine Urlaubsvertretung?
Mitarbeiter*innen haben keinen Anspruch auf ein höheres Gehalt, wenn sie eine Urlaubsvertretung übernehmen. Voraussetzung: Die Vertretung bleibt in einem – im wahrsten Sinne des Wortes – vertretbaren Rahmen.
Ein Anspruch auf mehr Gehalt kann in zwei Fällen entstehen:
- Die übernommenen Aufgaben gehen deutlich über die Aufgaben hinaus, die im Arbeitsvertrag stehen.
- Die oder der Angestellte übernimmt über einen längeren Zeitraum eine höherwertige Tätigkeit.
Als Arbeitgeber Urlaub ablehnen – wann ist das erlaubt?
Nehmen wir mal an, in Ihrem Unternehmen brennt gerade der Baum und Sie können keine Mitarbeiter*innen entbehren. Dürfen Sie dann einen Urlaubsantrag ablehnen? Also: Sie dürfen nicht von Ihren Angestellten verlangen, dass sie auf ihren Urlaub verzichten. Aber Sie können bis zu einem gewissen Maß bestimmen, wann die Urlaube genommen werden – zum Beispiel, wenn es dringende betriebliche Gründe dafür gibt.
Außerdem gibt es in bestimmten Branchen besonders arbeitsintensive Zeiträume – da ist es ebenfalls vertretbar, Urlaub abzulehnen. Ein Beispiel ist die Sommerferienzeit im Freibad.
Schauen und überlegen Sie frühzeitig, in welchen Zeiträumen Sie welche Mitarbeiter*innen entbehren können. Denn haben Sie einen Urlaub erst einmal genehmigt, dürfen Sie diesen nicht mehr verweigern. Er ist dann in Stein gemeißelt. Und aus dem Urlaub zurückholen dürfen Sie Mitarbeiter*innen erst recht nicht.
Wichtig für die Urlaubsvertretung: die schriftliche Übergabe
Checkliste: Urlaubsübergabe perfekt vorbereiten
Das sollten Urlaubende schriftlich festhalten:
- Welche Aufgaben und Projekte stehen momentan bzw. im Laufe des Urlaubs an?
- Wie ist der aktuelle Status und welche Schritte sind während der Vertretungszeit zu gehen?
- Wo könnten eventuell Herausforderungen auftauchen und was ist dann zu tun?
- Welche Projektunterlagen sind für die Urlaubsvertretung wichtig und wo sind sie zu finden?
- Welche Termine sind entscheidend und welche Fristen müssen unbedingt eingehalten werden?
Welche weiteren Möglichkeiten gibt es für die Urlaubsvertretung?
Klar, die beste Möglichkeit für eine Urlaubsvertretung ist es, interne Mitarbeiter*innen einzusetzen. Denn sie kennen die Abläufe und Strukturen in Ihrem Unternehmen sehr genau und brauchen daher eher wenig Zeit, sich auf Aufgaben von Kolleg*innen einzustellen und diese zu übernehmen. Zumindest deutlich weniger als externe Mitarbeiter*innen. Aber nicht immer lässt sich eine Urlaubsvertretung intern lösen.
Welche Optionen Sie dann haben, schauen wir uns nun einmal an:
- Minijobber*in: Es gibt zwei verschiedene Arten von Minijobs. Beim sogenannten 556-Euro-Minijob darf der Lohn nicht über 556 Euro pro Monat liegen. Wie viele Stunden, die*der Minijobber*in arbeitet, ergibt sich aus dem Stundenlohn – der seit Januar 2025 mindestens 12,82 Euro hoch sein muss. Dann gibt’s da noch den sogenannten kurzfristigen Minijob – er darf nur 3 Monate bzw. 70 Tage lang sein und es gibt keine Verdienstgrenze.
- Werkstudent*in: Studierende können nebenher in Unternehmen arbeiten. Während der Vorlesungszeit darf die Arbeitszeit bei maximal 20 Stunden pro Woche liegen. Aber: Diese Begrenzung gilt nicht in den Semesterferien.
- Übergangspersonal: Natürlich können Sie kurzfristig „normale“ Mitarbeiter*innen suchen und befristet einstellen. Dabei ist es selbstverständlich wichtig, so früh wie möglich mit der Suche zu beginnen – am besten, sobald die*der zu vertretende Mitarbeiter*in Urlaub eingereicht hat. Kommunizieren Sie ganz offen, dass Sie nur befristet einstellen, und halten Sie es im Arbeitsvertrag fest.
Nicht nur das Thema Urlaubsvertretung kann im Unternehmen für Herausforderungen sorgen, sondern auch die Zusammenarbeit verschiedener Generationen. In unserem kostenlosen Info-PDF bekommen Sie wertvolle Tipps, wie Sie dafür sorgen, dass Babyboomer und die Generationen X, Y und Z in Ihrem Betrieb bestens miteinander auskommen. Jetzt downloaden!
Wichtig: Bitte beachten Sie, dass dieser Artikel keine Rechtsberatung darstellt. Es handelt sich um einen allgemeinen Text zu Informationszwecken.
Reemko Ruth
Ihr Kontakt zu uns
Fragen, Ergänzungen, Interesse? Schreiben Sie uns, wir beraten Sie gerne persönlich.
Bildquelle: Akson; unsplash | Magnet.me; unsplash
Sie sehen gerade einen Platzhalterinhalt von Facebook. Um auf den eigentlichen Inhalt zuzugreifen, klicken Sie auf die Schaltfläche unten. Bitte beachten Sie, dass dabei Daten an Drittanbieter weitergegeben werden.
Mehr InformationenSie sehen gerade einen Platzhalterinhalt von Instagram. Um auf den eigentlichen Inhalt zuzugreifen, klicken Sie auf die Schaltfläche unten. Bitte beachten Sie, dass dabei Daten an Drittanbieter weitergegeben werden.
Mehr InformationenSie sehen gerade einen Platzhalterinhalt von Trustpilot. Um auf den eigentlichen Inhalt zuzugreifen, klicken Sie auf die Schaltfläche unten. Bitte beachten Sie, dass dabei Daten an Drittanbieter weitergegeben werden.
Mehr Informationen
