Das Telefoninterview im Recruiting-Prozess: Ein Leitfaden.

Das Telefoninterview ist eine bewährte Methode im Recruiting, mit der Sie in der Frühphase des Auswahlprozesses wertvolle Informationen über Bewerber*innen sammeln können. Besonders wenn Sie viele Bewerber*innen für eine Stelle haben, ist das Telefoninterview eine effiziente und flexible Ergänzung zu persönlichen Vorstellungsgesprächen.

In diesem Leitfaden erfahren Sie alles, was Sie über das Telefoninterview wissen müssen: von den verschiedenen Arten über die optimale Vorbereitung bis hin zu einem gelungenen Ablauf.

Definition: Was ist ein Telefoninterview?

Ein Telefoninterview ist eine Form des Vorstellungsgesprächs, das telefonisch durchgeführt wird. Es wird häufig in der Vorauswahlphase eingesetzt, um eine größere Anzahl von Bewerber*innen schnell und effektiv zu überprüfen. Der große Vorteil eines Telefoninterviews liegt in der Flexibilität: Weder Sie als Personalverantwortliche*r noch der / die Kandidat*in müssen physisch anwesend sein, was es für beide Parteien zu einer zeitsparenden Lösung macht.

Das Telefoninterview hat in der Regel eine kürzere Dauer als ein persönliches Vorstellungsgespräch und dient vor allem dazu, grundlegende Informationen zu sammeln:

Überprüfung der Grundqualifikationen
Einschätzung der Soft Skills
Klärung offener Fragen aus dem Lebenslauf

Obwohl es oft als „kleine“ Form des Vorstellungsgesprächs angesehen wird, ist das Telefoninterview ein entscheidender Bestandteil des Recruiting-Prozesses, der die Grundlage für die weitere Auswahl legt.

Welche Arten des Telefoninterviews gibt es?

Je nach Zielsetzung gibt es unterschiedliche Arten von Telefoninterviews, die Sie im Recruiting-Prozess nutzen können. Hier sind die gängigsten Varianten:

Screening-Interview

Dieses Interview dient in erster Linie dazu, die Grundvoraussetzungen der Bewerber*innen zu überprüfen. Es ist oft kurz und umfasst Fragen zur Ausbildung, Berufserfahrung und Verfügbarkeit. Das Screening-Interview wird häufig von Personaldienstleistern oder internen Recruiter*innen durchgeführt, um eine erste Vorauswahl zu treffen.

Fachliches Interview

Wenn Sie bereits wissen, dass der / die Bewerber*in die grundsätzlichen Anforderungen erfüllt, können Sie in einem fachlichen Telefoninterview spezifische Fragen zum Berufswissen und zur praktischen Erfahrung stellen. Dies bietet Ihnen die Möglichkeit, die fachliche Eignung eingehender zu prüfen.

Kulturelles Interview

Hierbei geht es um die Einschätzung, ob der- oder diejenige zur Unternehmenskultur passt. Das kulturelle Interview wird oft in der späteren Phase des Recruiting-Prozesses durchgeführt, um sicherzustellen, dass der / die Kandidat*in nicht nur fachlich, sondern auch persönlich ins Team passt.

Diese verschiedenen Arten können je nach Position und Anforderungen miteinander kombiniert oder nacheinander durchgeführt werden.

Wie läuft ein Telefoninterview ab?

Ein Telefoninterview folgt einer klaren Struktur, die sicherstellt, dass Sie alle relevanten Informationen von den Bewerber*innen erhalten. Dabei ist es hilfreich, den Ablauf in fünf Phasen zu unterteilen:

1. Begrüßung und Vorstellung

Zu Beginn des Gesprächs sollten Sie sich selbst und das Unternehmen vorstellen. Erklären Sie kurz, wie das Telefoninterview ablaufen wird und geben Sie eine Orientierung über die Dauer des Gesprächs (in der Regel 20 bis 30 Minuten).

2. Vorstellung des / der Bewerber*in

In diesem Teil des Gesprächs haben Ihre Bewerber*innen die Möglichkeit, sich selbst und den bisherigen beruflichen Werdegang vorzustellen. Hier können Sie gezielt nachfragen, wenn Ihnen bestimmte Stationen im Lebenslauf unklar sind oder tiefergehende Informationen benötigt werden.

3. Fragerunde

Die Fragerunde ist der zentrale Bestandteil des Telefoninterviews. Je nach Art des Interviews stellen Sie hier entweder allgemeine Fragen, um die Grundqualifikationen zu überprüfen, oder spezifische Fachfragen. Nutzen Sie offene Fragen, um möglichst viele Informationen zu erhalten und einen besseren persönlichen Eindruck zu erhalten.

4. Vorstellung des Unternehmens und der Position

Im nächsten Schritt stellen Sie Ihr Unternehmen und die ausgeschriebene Position vor. Erläutern Sie die Unternehmenskultur, die wichtigsten Anforderungen an die Stelle und die Karrieremöglichkeiten im Unternehmen.

5. Abschluss und nächste Schritte

Zum Abschluss des Gesprächs sollten Sie die nächsten Schritte im Recruiting-Prozess erläutern. Wann können sie mit einer Rückmeldung rechnen? Wird es ein weiteres Telefoninterview oder ein persönliches Vorstellungsgespräch geben?

Wichtige Fragen im Telefoninterview

Die Fragen, die Sie im Telefoninterview stellen, sind ausschlaggebend dafür, welche Informationen Sie über die Eignung Ihrer potenziellen neuen Mitarbeiter*innen erhalten. Hier einige Beispiele für sinnvolle Fragen aus unterschiedlichen Bereichen:

Beruflicher Werdegang:

„Können Sie mir Ihren bisherigen beruflichen Werdegang kurz schildern?“
„Was waren die größten Erfolge in Ihrer letzten Position?“

Fachliche Kompetenz:

„Welche Aufgaben haben Sie in Ihrem letzten Job konkret übernommen?“
„Welche Software/Tools nutzen Sie regelmäßig und wie vertraut sind Sie damit?“

Motivation:

„Warum haben Sie sich auf diese Position beworben?“
„Was erwarten Sie von Ihrem zukünftigen Arbeitgeber?“

Persönliche und soziale Fähigkeiten:

„Wie gehen Sie mit Konflikten im Team um?“
„Beschreiben Sie eine schwierige Arbeitssituation, die Sie erfolgreich gemeistert haben.“

Wie Sie sich auf das Telefoninterview vorbereiten können

Eine gründliche Vorbereitung auf das Telefoninterview ist für einen reibungslosen Ablauf und wertvolle Ergebnisse unerlässlich. Hier einige Schritte, wie Sie sich als Recruiter*in optimal vorbereiten:

1. Sichtung der Bewerbungsunterlagen

Gehen Sie die Unterlagen der Talente sorgfältig durch. Notieren Sie sich dabei relevante Punkte, die Sie im Gespräch ansprechen möchten. Besonders Unklarheiten im Lebenslauf oder spezifische Berufserfahrungen sollten Sie hinterfragen.

2. Fragenkatalog erstellen

Entwickeln Sie einen Fragenkatalog, der auf die Anforderungen der Position und die Erwartungen des Unternehmens abgestimmt ist. Versuchen Sie, eine Mischung aus fachlichen Fragen, Fragen zu Soft Skills und zur Motivation zu formulieren.

3. Technische Vorbereitung

Stellen Sie sicher, dass die technischen Voraussetzungen für das Telefoninterview gegeben sind. Prüfen Sie die Telefonverbindung und wählen Sie einen ruhigen Ort, an dem Sie ungestört sind. Vermeiden Sie Ablenkungen durch Hintergrundgeräusche oder unruhige Umgebungen.

4. Notizen und Bewertungsschema

Halten Sie während des Gesprächs Notizen fest, um später die einzelnen Kandidat*innen besser vergleichen zu können. Ein standardisiertes Bewertungsschema kann dabei helfen, objektiver zu bleiben und keine wichtigen Informationen zu übersehen.

5. Zeitmanagement

Planen Sie das Interview so, dass es nicht zu lang wird. Eine typische Dauer liegt bei 20 bis 30 Minuten. Setzen Sie klare Zeitlimits für die einzelnen Phasen des Gesprächs.

Warum ein Telefoninterview anstelle eines Vorstellungsgesprächs?

Ein Telefoninterview ist tatsächlich kein adäquater Ersatz für ein Vorstellungsgespräch, sondern eine sinnvolle Ergänzung im Rekrutierungsprozess.

Hier sind die Gründe dafür:

Erster Eindruck, aber nicht umfassend:
Ein Telefoninterview bietet die Möglichkeit, schnell einen ersten Eindruck von Kandidat*innen zu bekommen, aber es kann die Dynamik eines persönlichen Gesprächs nicht ersetzen. Mimik, Gestik und die gesamte persönliche Ausstrahlung fehlen, die bei einem vollständigen Jobinterview wichtig sind.

Fachliche Tiefe begrenzt:
Während ein Telefoninterview gut für einen ersten Überblick über die Qualifikationen und die Motivation von Bewerbenden ist, kann es oft nicht in die gleiche fachliche Tiefe gehen wie ein persönliches Vorstellungsgespräch. Für anspruchsvollere, detaillierte Fragen oder technische Tests ist ein ausführliches Gespräch von Angesicht zu Angesicht in der Regel besser geeignet.

Zwischenmenschliche Faktoren fehlen:
Das persönliche Kennenlernen spielt eine große Rolle im Bewerbungsprozess. Ein Gespräch im Büro vermittelt den Bewerber*innen einen Eindruck der Unternehmenskultur und des Teams, während Arbeitgeber die Körpersprache und die zwischenmenschliche Dynamik besser einschätzen können.

Verbindlichkeit und Ernsthaftigkeit:
Ein persönliches Vorstellungsgespräch signalisiert eine höhere Verbindlichkeit von beiden Seiten. Ein Telefoninterview hingegen kann als niedrigschwelligeres Instrument für die erste Kontaktaufnahme betrachtet werden.

Erweiterung der Beurteilungsbasis:
Telefoninterviews ergänzen den Rekrutierungsprozess als zusätzliche Informationsquelle, sollten aber in Kombination mit anderen Methoden – wie persönlichen Interviews, Assessment-Center oder Probeaufgaben – verwendet werden, um ein umfassendes Bild von Talenten zu erhalten.

Fazit

Das Telefoninterview ist ein effizientes, flexibles und kostengünstiges Werkzeug im modernen Recruiting. Es ermöglicht Ihnen, eine Vielzahl von Bewerber*innen schnell zu sichten und eine fundierte Vorauswahl zu treffen. Mit einer guten Vorbereitung und gezielten Fragestellungen können Sie im Telefoninterview die wichtigsten Informationen über die fachlichen Qualifikationen, die Motivation und die Persönlichkeit der Kandidatinnen sammeln.

Nutzen Sie das Telefoninterview als wichtigen ersten Schritt im Auswahlprozess und sparen Sie wertvolle Zeit und Ressourcen, während Sie gleichzeitig die Qualität der Bewerber*innen-Auswahl verbessern.

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Vanessa Kammler

Als Redakteurin bei JOBmenü extrahiert sie gern spannende Erkenntnisse aus Studien, schreibt am liebsten Leitfäden und stellt Ihnen gern smarte Recruiting-Tricks vor.

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Bildquelle: Anna Shvets; pexels.com