Qualifiziertes Arbeitszeugnis – alles, was Sie als Arbeitgeber wissen sollten

Ein Arbeitszeugnis ist für Ihre Mitarbeiter*innen ein wichtiges Dokument. Es begleitet sie oft über viele Jahre und entscheidet mit darüber, ob sie den nächsten Job bekommen. Besonders das qualifizierte Arbeitszeugnis spielt dabei eine zentrale Rolle. In diesem Artikel erfahren Sie Schritt für Schritt, was Sie als Arbeitgeber wissen müssen und wie Sie rechtssicher und fair ein qualifiziertes Arbeitszeugnis gestalten.

Definition Arbeitszeugnis: Was ist ein qualifiziertes Arbeitszeugnis?

Ein Arbeitszeugnis bescheinigt die Dauer und Art einer Anstellung. Ein qualifiziertes Arbeitszeugnis geht jedoch weiter: Es enthält zusätzlich eine Bewertung der Leistung und des Sozialverhaltens des oder der Arbeitnehmer*in.

Damit bietet es künftigen Arbeitgebern einen umfassenden Eindruck über die Arbeitsweise und das Miteinander. Der Unterschied zwischen einfachem und qualifiziertem Arbeitszeugnis lässt sich also wie folgt definieren:

Einfaches Arbeitszeugnis: Bestätigt nur Fakten wie Beschäftigungszeit und Tätigkeiten.
Qualifiziertes Arbeitszeugnis: Bewertet zusätzlich Leistung, Arbeitsweise und Verhalten.

Beispiel für ein qualifiziertes Arbeitszeugnis

In einem einfachen Arbeitszeugnis steht: „Frau Müller war vom 1. Januar 2019 bis 31. Dezember 2023 als Verkäuferin beschäftigt.“

Im qualifizierten Arbeitszeugnis wird ergänzt: „Frau Müller arbeitete stets zuverlässig, zeigte großes Verkaufstalent und war bei Kund*innen und Kolleg*innen gleichermaßen beliebt.“

Gerade kleine Betriebe neigen manchmal dazu, nur ein einfaches Zeugnis auszustellen, um Zeit zu sparen. Doch bedenken Sie: Ihre Mitarbeiter*innen haben meist Anspruch auf ein qualifiziertes Arbeitszeugnis. Ein solches Zeugnis wirkt wertvoller, da es konkrete Hinweise auf Stärken gibt.

Wer hat Anspruch auf ein Arbeitszeugnis und wann?

Jede*r Arbeitnehmer*in in Deutschland hat laut Gesetz Anspruch auf ein Arbeitszeugnis. Dieser Anspruch entsteht mit Beendigung des Arbeitsverhältnisses, unabhängig davon, ob es sich um eine Kündigung oder Eigenkündigung handelt. Das Abschlusszeugnis wird am Ende des Arbeitsverhältnisses erstellt. Es ist die häufigste Form und ist ein wichtiger Bestandteil der Bewerbungsunterlagen.

Zu beachtende Fristen bei der Ausstellung des Arbeitszeugnisses

Ein qualifiziertes Arbeitszeugnis muss zeitnah nach Ende des Arbeitsverhältnisses ausgestellt werden. Zwar gibt es keine feste Frist im Gesetz, doch die Rechtsprechung geht von zwei bis vier Wochen aus.

Beispiel:

Wenn eine Mitarbeiterin am 30. Juni ausscheidet, sollte das Zeugnis spätestens Mitte Juli vorliegen.

Praxis-Tipp:

Erstellen Sie das Zeugnis möglichst schon vor dem letzten Arbeitstag. So sparen Sie Zeit und zeigen Professionalität.

Wer schreibt und unterschreibt das qualifizierte Arbeitszeugnis?

In der Regel schreibt die direkte Führungskraft das Zeugnis. Danach prüfen es die Geschäftsführung oder die Personalabteilung. Unterschrieben werden muss es von jemandem, der tatsächlich weisungsbefugt war. Ein Zeugnis ohne Unterschrift ist wertlos.

Achten Sie darauf:

keine unleserliche Unterschrift,
keine Abkürzungen oder Zusätze (z. B. „i. A.“ = im Auftrag, das wirkt abwertend).

Aufbau und Inhalte im qualifizierten Arbeitszeugnis

Damit ein qualifiziertes Arbeitszeugnis vollständig und rechtssicher ist, sollte es folgende Punkte enthalten:

Einleitung: Name, Geburtsdatum, Dauer der Anstellung.
Tätigkeitsbeschreibung: Möglichst genau, um das Arbeitsfeld nachvollziehbar zu machen.
Bewertung der Arbeitsweise und -leistung.
Beurteilung des Sozialverhaltens.
Schlussformel: Dank, Bedauern über das Ausscheiden und Zukunftswünsche.
Ort, Datum und Unterschrift.

Was ist die Wohlwollenspflicht?

Als Arbeitgeber sind Sie verpflichtet, ein Arbeitszeugnis wahrheitsgemäß und gleichzeitig wohlwollend zu verfassen. Das bedeutet:

Sie dürfen keine falschen Informationen aufnehmen.

Gleichzeitig müssen Sie darauf achten, die berufliche Zukunft nicht unnötig zu belasten.

Beispiel:

Statt „Herr Meier war unpünktlich und oft unzuverlässig“ können Sie schreiben: „Herr Meier erfüllte die Aufgaben im Großen und Ganzen zuverlässig.“

Auf welche Formulierungen gilt es im qualifizierten Arbeitszeugnis zu achten?

Über die Jahre hat sich eine Art „Geheimsprache“ in Arbeitszeugnissen etabliert. Diese klingt freundlich, trägt aber eine klare Bewertung in sich.

Bewertungsschlüssel

stets zu unserer vollsten Zufriedenheit → Sehr gut
stets zu unserer vollen Zufriedenheit → Gut
zu unserer vollsten Zufriedenheit → Befriedigend
zu unserer vollen Zufriedenheit → Ausreichend
zu unserer Zufriedenheit → Mangelhaft

Bewertung der Leistung

Sehr gut: Übertraf Anforderungen erheblich, stets überdurchschnittlich.
Gut: Übertraf Anforderungen regelmäßig.
Befriedigend: Anforderungen erfüllt.
Ausreichend: Anforderungen teilweise nicht erfüllt.
Mangelhaft: Anforderungen nicht erfüllt.

Bewertung des Verhaltens

Sehr gut: Vorbildlich, von allen geschätzt.
Gut: Überdurchschnittlich gutes Verhalten.
Befriedigend: Einwandfreies Verhalten, keine Beanstandungen.
Ausreichend: Teilweise Probleme im Verhalten.
Mangelhaft: Verhalten entsprach nicht den Anforderungen.

Praxis-Tipp:

Vermeiden Sie kreative Formulierungen – sie können missverstanden werden. Halten Sie sich an die bekannten Standardsätze.

Die Schlussformel:

Wichtig ist auch die Schlussformel, die ebenfalls eine Bewertung enthält. Hier sind verschiedene Schlussformeln für ein Arbeitszeugnis mit typischer Bewertung.

Sehr gut (Note 1)

„Wir danken Frau/Herrn [Name] für die stets hervorragende Arbeit und ihr/sein überdurchschnittliches Engagement. Für die berufliche und private Zukunft wünschen wir weiterhin viel Erfolg und alles Gute.“
→ Bewertung: sehr gut
„Wir bedauern das Ausscheiden von Frau/Herrn [Name] außerordentlich, danken für die stets ausgezeichnete Zusammenarbeit und wünschen weiterhin viel Erfolg.“
→ Bewertung: sehr gut

Gut (Note 2)

„Wir danken Frau/Herrn [Name] für ihre/seine stets guten Leistungen und wünschen ihr/ihm für die Zukunft weiterhin Erfolg und alles Gute.“
→ Bewertung: gut
„Das Arbeitsverhältnis endet in gegenseitigem Einvernehmen. Wir danken Frau/Herrn [Name] für die jederzeit zuverlässige Mitarbeit und wünschen ihr/ihm weiterhin alles Gute.“
→ Bewertung: gut

Befriedigend (Note 3)

„Wir danken Frau/Herrn [Name] für die Mitarbeit und wünschen ihr/ihm für die Zukunft alles Gute.“
→ Bewertung: befriedigend
„Frau/Herr [Name] hat die ihr/ihm übertragenen Aufgaben zu unserer Zufriedenheit erfüllt. Wir wünschen für die weitere berufliche Zukunft alles Gute.“
→ Bewertung: befriedigend

Ausreichend (Note 4)

„Wir danken Frau/Herrn [Name] für die Mitarbeit und wünschen ihr/ihm für die Zukunft alles Gute.“
→ Bewertung: ausreichend (häufig neutral gehalten, ohne Betonung von Leistung oder Erfolg)
„Frau/Herr [Name] verlässt unser Unternehmen auf eigenen Wunsch. Wir wünschen ihr/ihm für die Zukunft alles Gute.“
→ Bewertung: ausreichend (bewusst ohne Dank für gute Leistungen)

Formelle Kriterien im qualifizierten Arbeitszeugnis

Ein qualifiziertes Arbeitszeugnis sollte:

auf Firmenpapier gedruckt sein,
frei von Flecken, Knicken oder Tippfehlern sein,
das Datum des letzten Arbeitstages tragen,
einen freundlichen, aber neutralen Ton haben.

Kann ein Arbeitnehmer das qualifizierte Arbeitszeugnis anfechten?

Ja. Fühlt sich ein*e Mitarbeiter*in ungerecht bewertet, kann er oder sie eine Korrektur verlangen. Im Streitfall entscheidet ein Arbeitsgericht.

Praxis-Tipp:

Gehen Sie auf Kritik ein und prüfen Sie, ob die Einwände berechtigt sind. Eine einvernehmliche Lösung spart Zeit, Geld und Nerven.

Fazit

Ein qualifiziertes Arbeitszeugnis ist mehr als nur eine Formalität. Es ist ein wichtiges Instrument, um Mitarbeiter*innen fair zu bewerten und gleichzeitig Ihr Unternehmen positiv nach außen zu vertreten. Achten Sie deshalb auf eine klare Struktur, die richtige Wortwahl und die Einhaltung der Wohlwollenspflicht.

So unterstützen Sie Ihre Mitarbeiter*innen auf dem weiteren Berufsweg – und zeigen, dass Sie als Arbeitgeberin Professionalität und Fairness leben.

Charlene Thomas

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