Background Check: Wer besser prüft, stellt besser ein

Immer mehr Bewerber*innen machen ungenaue oder geschönte oder sogar erfundene Angaben im Lebenslauf. Ein Background Check hilft dabei, wichtige Fakten vor der Einstellung zu prüfen, Risiken zu minimieren und die Qualität im Auswahlprozess zu sichern. Das alles sollte natürlich fair, datenschutzkonform und professionell über die Bühne gehen. Wie die Hintergrundprüfung sicher gelingt, lesen Sie bei uns.

Background Check: Was ist ein Pre Employment Screening?

Pre Employment Screening – oft auch einfach Background Check genannt – ist eine Art Sicherheits-Check vor der Einstellung. Arbeitgeber möchten damit herausfinden, ob alles passt: Stimmt das, was im Lebenslauf steht? Gibt es vielleicht Punkte, die für den Job kritisch sein könnten? Oder einfach: Passt das Talent wirklich ins Unternehmen – auch auf Vertrauensebene?

Je nach Job und Branche kann das ganz unterschiedlich aussehen. Manchmal geht’s nur um eine kurze Prüfung der beruflichen Stationen, manchmal auch um Referenzen, Zeugnisse oder sogar ein polizeiliches Führungszeugnis. Ziel ist immer: Mehr Sicherheit bei der Entscheidung, wer eingestellt wird.

Wichtig dabei: Das Ganze darf nicht willkürlich sein – und Bewerber*innen müssen zustimmen. Aber im Kern geht’s darum, vorab ein möglichst klares Bild zu bekommen, bevor jemand Teil des Teams wird.

Background Check in Deutschland – ist das erlaubt?

Ein Background Check kann helfen, die richtige Entscheidung bei der Einstellung zu treffen – aber es gibt klare Spielregeln, an die Sie sich halten müssen. Wir geben entscheidende Tipps, was Sie beim Pre Employment Screening beachten sollten.

Datenschutz nicht vergessen

Alles, was Sie über Bewerber*innen herausfinden, fällt unter den Datenschutz – Stichwort DSGVO. Das heißt:

Nur Infos sammeln, die wirklich für den Job relevant sind.
Immer vorher die Zustimmung einholen, z. B. wenn Sie Referenzen anrufen oder Zeugnisse prüfen wollen.
Die Daten dürfen nur für den Bewerbungsprozess genutzt und sicher gespeichert werden.

Grenzen kennen

Nicht alles, was im Internet steht, dürfen Sie einfach nutzen:

Private Social-Media-Profile sind tabu, wenn sie nicht öffentlich sind oder nichts mit dem Job zu tun haben.
Eine kurze Google-Suche ist okay – aber nicht, um Persönliches zu bewerten.
Dinge wie Gesundheitsinfos oder politische Einstellungen dürfen Sie gar nicht erst abfragen.
Zusammenfassend gesagt: Bleiben Sie fair, transparent und datenschutzkonform. Was Sie selbst bei einer Bewerbung als „zu viel“ empfinden würden, sollten Sie auch bei anderen nicht tun.

Falschangaben bei Bewerbungen nehmen zu – warum ein Background Check sinnvoll ist

Immer häufiger kommt es vor, dass Bewerber*innen bei Angaben im Lebenslauf mogeln – sei es bei Abschlüssen, Tätigkeiten oder Beschäftigungszeiten. Nicht immer aus böser Absicht, aber im Wettbewerb um gute Stellen wird gern mal „nachgeholfen“.

Genau hier setzt ein Mitarbeiter Screening an – und bietet Unternehmen zwei große Vorteile:

1. Risikominimierung

Eine strukturierte Hintergrundprüfung hilft, Fehlbesetzungen und spätere Konflikte zu vermeiden – etwa, wenn sich herausstellt, dass bestimmte Qualifikationen doch nicht vorhanden sind oder wichtige Referenzen fehlen. Besonders bei sicherheitskritischen oder verantwortungsvollen Positionen ist das entscheidend.

2. Qualitätssicherung im Recruiting

Durch gezielte Überprüfung von Angaben schaffen Sie mehr Transparenz und Vergleichbarkeit zwischen den Kandidat*innen. So stärken Sie die Qualität Ihres Auswahlprozesses – und stellen sicher, dass die besten Talente mit den passenden Voraussetzungen eingestellt werden.

An welcher Stelle im Bewerbungsprozess sollte der Check durchgeführt werden?

Ein Hintergrundcheck sollte idealerweise ganz am Ende des Bewerbungsprozesses durchgeführt werden – also nachdem Sie sich grundsätzlich für ein Talent entschieden haben, aber bevor der Arbeitsvertrag unterschrieben ist. Zu einem früheren Zeitpunkt wirkt so ein Schritt schnell wie Misstrauen und ist meist auch unnötiger Aufwand. Außerdem ist es aus Datenschutzgründen wichtig, dass der Check nur mit Zustimmung erfolgt und sich auf wirklich relevante Punkte beschränkt. Kurz gesagt: Wenn das Gefühl passt und die Entscheidung fast steht – dann ist der richtige Moment, noch einmal genauer hinzuschauen.

Was kann beim Background Check überprüft werden?

#1 Identität und persönliche Angaben:

Hier geht es um die Bestätigung von Dingen wie Name, Geburtsdatum oder Adresse. In der Regel lässt man sich eine Kopie des Ausweisdokuments oder eine Meldebescheinigung vorlegen.

#2 Ausbildung und Qualifikationen:

Abschlüsse, Zeugnisse und Zertifikate werden auf Echtheit und Passung zur Position geprüft. Die Nachweise werden direkt von den Bewerber*innen eingereicht oder bei Rückfragen bei Bildungseinrichtungen oder Kammern angefordert.

#3 Berufserfahrung:

Vorherige Tätigkeiten, Beschäftigungszeiten und Positionen werden auf Richtigkeit geprüft. Hier helfen Arbeitszeugnisse, Lebensläufe oder die direkte Kontaktaufnahme mit früheren Arbeitgebern – natürlich nur mit Zustimmung.

#4 Bonitätsprüfung:

Relevanz besteht vor allem bei Positionen mit Geldverantwortung oder Vertrauensstellung. Eine Bonitätsauskunft (z. B. über die SCHUFA) darf nur mit ausdrücklicher schriftlicher Zustimmung eingeholt werden.

#5 Strafrechtliche Vergangenheit:

Ein Einblick ins Führungszeugnis gibt Hinweise auf mögliche Vorstrafen – allerdings nur, wenn es für die Stelle notwendig ist. Das polizeiliche Führungszeugnis wird in der Regel von Bewerber*innen direkt beim Amt beantragt und vorgelegt.

#6 Sicherheitsrelevante Abgleiche:

Zum Beispiel bei Jobs in der Luftfahrt, im öffentlichen Dienst oder in der kritischen Infrastruktur. Diese Prüfungen werden meist über staatliche Stellen oder spezielle Sicherheitsbehörden angestoßen – z. B. durch den Arbeitgeber selbst nach Einwilligung.

#7 Online- und Social-Media-Präsenz:

Was öffentlich zugänglich ist, darf auch geprüft werden – z. B. Profile in beruflichen oder sozialen Netzwerken. Hier erfolgt der Check in der Regel manuell durch HR oder Recruiting, sollte aber nicht zur Beurteilung der Persönlichkeit missbraucht werden.

#8 Lizenzen und Zulassungen:

Zum Beispiel für Mediziner*innen, Anwält*innen, Berufskraftfahrer*innen oder bestimmte technische Berufe. Die entsprechenden Nachweise sollten bei Bewerbungsunterlagen abgefragt und bei Bedarf bei ausstellenden Stellen verifiziert werden.

#9 Gesundheitsuntersuchung:

Nur bei gesundheitlich relevanten Berufen oder gesetzlichen Vorgaben zulässig (z. B. in der Pflege, Produktion oder im öffentlichen Dienst). Bewerber*innen werden meist zu einem Betriebsarzt oder einer autorisierten Stelle geschickt – auf Kosten des Arbeitgebers.

#10 Drogentests:

Insbesondere bei sicherheitsrelevanten Tätigkeiten (z. B. im Verkehr, in der Luftfahrt oder bei Maschinenbedienung) kann ein Test gerechtfertigt sein. Die Durchführung erfolgt meist über ein medizinisches Fachlabor oder eine arbeitsmedizinische Untersuchung, immer mit schriftlicher Einwilligung.

Beispiele für Tools im Pre Employment Screening

Software-Tools für den Hintergrundcheck ersetzen kein persönliches Urteil – können aber Screening-Prozesse deutlich strukturierter, effizienter und rechtssicherer machen. Hier kommen ein paar Beispiele:

IDnow: Zur digitalen Identitätsprüfung – z. B. per Video-Ident oder Ausweis-Scan. Ideal für remote Bewerbungsprozesse.
Qualification Check: Internationaler Dienst zur Verifizierung von Abschlüssen und Ausbildungsnachweisen direkt bei den Bildungseinrichtungen.
Fama: Tool für das Screening öffentlich zugänglicher Online- und Social-Media-Profile – mit Fokus auf Arbeitgeber-Reputation und Risikohinweise.
CRIF: Bietet Bonitätsprüfungen, etwa für Positionen mit Finanzverantwortung – natürlich nur mit Einwilligung.

Do’s beim Background Check

Vorher fragen: Immer die Zustimmung der Bewerber*innen einholen, bevor Sie etwas prüfen (z. B. Referenzen oder Führungszeugnis).
Nur Relevantes checken: Fokus auf das, was wirklich für die Position zählt – z. B. Qualifikationen, Berufserfahrung, Zuverlässigkeit.
Öffentliche Quellen nutzen: Online-Profile, die öffentlich sind, dürfen gesichtet werden.
Datenschutz ernstnehmen: Alle gesammelten Infos sicher speichern und nicht länger aufbewahren als nötig.
Transparent bleiben: Sagen Sie offen, was Sie prüfen – das schafft Vertrauen und zeigt Professionalität.

Don’ts beim Background Check

Heimlich recherchieren: Keine verdeckten Prüfungen oder Abfragen ohne Wissen der Bewerber*innen.
Private Social-Media-Schnüffelei: Instagram- oder Facebook-Profile ohne Bezug zum Job sind tabu.
Persönliches bewerten: Infos zu Religion, politischer Einstellung oder Gesundheit dürfen nicht in die Entscheidung einfließen.
Unnötig viele Daten sammeln: Alles, was für die Stelle keine Rolle spielt, gehört nicht in den Check.
Bewerber*innen unter Generalverdacht stellen: Background Checks sind kein Misstrauensvotum – sondern eine Ergänzung zur Einschätzung.

Eine Möglichkeit, den Background Check zu umgehen: Warten Sie nicht auf Bewerbungen, die dann eventuell auch noch fragwürdig sind. Sprechen Sie stattdessen passende Talente proaktiv und direkt an – mit Active Sourcing. Entscheidende Tipps dafür finden Sie in unserem kostenlosen Info-PDF. Jetzt herunterladen!

Wichtig: Bitte beachten Sie, dass dieser Artikel keine Rechtsberatung darstellt. Es handelt sich um einen allgemeinen Text zu Informationszwecken.

Reemko Ruth

Autor, Auskenner, Aufspürer – Reemko Ruth liefert Ihnen findige Tipps für die Personalfindung. Seine Lieblingsthemen: Employer Branding, Social Recruiting und Personalmanagement.

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