Wenn Arbeitgeber Mitarbeitern kündigen müssen

Einem Mitarbeiter oder einer Mitarbeiterin zu kündigen, gehört zu den anspruchsvollsten Aufgaben, denen Sie als Arbeitgeber*in gegenüberstehen. Oft spielen fachliche Gründe, wirtschaftliche Entwicklungen oder Konflikte im Team eine Rolle – doch ganz gleich, wie die Situation aussieht: Eine Kündigung muss in Deutschland rechtssicher, gut vorbereitet und respektvoll umgesetzt werden.

Rechtliche Grundlagen: Kündigungsrecht für Arbeitgeber

Wenn Sie als Arbeitgeber*in einem Mitarbeiter oder einer Mitarbeiterin kündigen möchten, ist ein sicherer Umgang mit den gesetzlichen Vorgaben unerlässlich. Das Kündigungsrecht für Arbeitgeber*innen ist in Deutschland detailliert geregelt und schützt Arbeitnehmer*innen vor willkürlichen oder unzureichend begründeten Kündigungen. Umso wichtiger ist es, dass Sie die rechtlichen Rahmenbedingungen kennen und korrekt anwenden.

In Deutschland gilt: Eine Kündigung muss formell korrekt, fristgerecht und sozial gerechtfertigt sein. Maßgeblich sind insbesondere das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB) sowie das Kündigungsschutzgesetz (KSchG). Als Arbeitgeber*in tragen Sie die Beweislast dafür, dass die Kündigung rechtlich zulässig ist – sowohl inhaltlich als auch formal. Sie müssen bei einer Kündigung diese sorgfältig dokumentieren, begründen und die Vorgaben des Arbeitsrechts einhalten.

Das Kündigungsschutzgesetz (KSchG)

Das Kündigungsschutzgesetz spielt eine zentrale Rolle, wenn Sie Angestellten kündigen möchten. Es greift, sobald folgende Bedingungen erfüllt sind:

Der Mitarbeiter bzw. die Mitarbeiterin ist länger als sechs Monate im Unternehmen beschäftigt.
Ihr Betrieb hat mehr als zehn Vollzeitmitarbeitende (in kleineren Betrieben gelten erleichterte Regelungen).

Unter dem KSchG ist eine Kündigung nur rechtmäßig, wenn sie sozial gerechtfertigt ist. Das bedeutet, sie muss auf einem dieser drei Gründe beruhen:

Verhaltensbedingte Gründe
(z. B. wiederholte Pflichtverletzungen trotz vorheriger Abmahnungen)
Personenbedingte Gründe
(z. B. fehlende Eignung, längere Haftstrafe, dauerhafte Erkrankung ohne Aussicht auf Besserung)
Betriebsbedingte Gründe
(z. B. Umstrukturierungen, Arbeitsplatzabbau oder wirtschaftliche Notwendigkeiten)

Zusätzlich müssen Sie soziale Kriterien berücksichtigen, etwa Lebensalter, Betriebszugehörigkeit oder Unterhaltspflichten der Mitarbeitenden.

Arten von Kündigungen

Wenn Sie einen Mitarbeiter bzw. eine Mitarbeiterin kündigen möchten, müssen Sie zunächst entscheiden, welche Art der Kündigung im konkreten Fall rechtlich und praktisch geeignet ist. In Deutschland unterscheidet das Arbeitsrecht zwischen der ordentlichen, der außerordentlichen (fristlosen) und der Kündigung während der Probezeit. Jede Variante folgt eigenen Regeln, Voraussetzungen und Risiken.

#1 Ordentliche Kündigung

Die ordentliche Kündigung ist die häufigste Form der Beendigung eines Arbeitsverhältnisses. Sie erfolgt unter Einhaltung der gesetzlichen, tariflichen oder vertraglichen Kündigungsfristen und setzt – sofern das Kündigungsschutzgesetz (KSchG) greift – eine sozial gerechtfertigte Begründung voraus.

Eine ordentliche Kündigung muss schriftlich erfolgen (mit Originalunterschrift, keine Mail und kein Scan), klar formuliert sein, dem bzw. der Mitarbeitenden nachweisbar zugehen (z. B. durch eine persönliche Übergabe oder Einwurf-Einschreiben) und fristgerecht erfolgen. Die Kündigungsfristen richten sich nach dem § 622 BGB.

Gibt es in Ihrem Unternehmen einen Betriebsrat? Dann muss dieser vor der Kündigung angehört werden.

#2 Außerordentliche (fristlose) Kündigung

Eine außerordentliche Kündigung ist nur in Ausnahmefällen zulässig. Sie ist immer fristlos und setzt einen wichtigen Grund voraus, der eine Weiterbeschäftigung unzumutbar macht. Gründe hierfür können sein:

Diebstahl, Unterschlagung
Arbeitszeitbetrug
Massive Pflichtverletzungen
Körperliche Übergriffe
Grobe Beleidigungen oder Bedrohungen

Bedenken Sie: In der Regel ist vor einer fristlosen Kündigung eine Abmahnung erforderlich, außer das Verhalten ist so schwerwiegend, dass eine Abmahnung nicht notwendig ist. Da eine fristlose Kündigung ein massiver Schritt ist, sollten Sie im Vorfeld juristisch beraten lassen.

Auch sind Sie als Arbeitgeber in der Beweispflicht. Sie müssen den Sachverhalt lückenlos dokumentieren, sonst ist die Kündigung angreifbar. Stellen Sie sich folgende Fragen:

Wann ist was passiert?
Welche Zeugen gibt es?
Welche Beweise liegen vor?
Welche Folgen hatte das Verhalten im Betrieb?

Außerordentliche Kündigungen stellen zum Glück eine Seltenheit dar. Oftmals entstehen dabei aus Zeitdruck oder unvollständige Vorbereitung Fehler, die Sie vermeiden sollten.

Besonders kritisch ist es, zu spät zu reagieren: Die fristlose Kündigung muss innerhalb von 14 Tagen nach Kenntnis des Vorfalls ausgesprochen werden. Nicht weniger problematisch sind fehlende oder unklar formulierte Abmahnungen, die im Streitfall nicht als wirksame Grundlage anerkannt werden. Ebenso wichtig ist die Beweisführung: Liegen keine ausreichenden Nachweise oder Zeugenaussagen vor, ist die Kündigung schnell angreifbar.

Sie sollten ebenfalls vermeiden, verschiedene Kündigungsgründe miteinander zu vermischen. Das wirkt unstrukturiert und macht die Argumentation juristisch anfällig. Ebenso die mangelhafte oder verspätete Anhörung des Betriebsrates – selbst wenn der eigentliche Kündigungsgrund berechtigt ist.

#3 Kündigung in der Probezeit

Eine Probezeitkündigung bietet Arbeitgebern eine gewisse rechtliche Entlastung, da während dieser Phase verkürzte Kündigungsfristen gelten und keine umfassende Begründungspflicht besteht. Das bedeutet: Sie können das Arbeitsverhältnis in der Regel mit einer Frist von zwei Wochen beenden, ohne einen ausführlich dokumentierten Kündigungsgrund vorlegen zu müssen.

Dennoch gilt auch in der Probezeit, dass die Entscheidung fair, gut vorbereitet und diskriminierungsfrei getroffen werden muss. Besonders wichtig ist ein transparentes Vorgehen, da die Probezeit den Zweck hat zu prüfen, ob Mitarbeitende fachlich und persönlich zum Unternehmen passen – eine Kündigung sollte daher immer sachlich nachvollziehbar und professionell kommuniziert werden.

Mitarbeiter kündigen: Schritt-für-Schritt

Eine Kündigung erfordert ein strukturiertes Vorgehen, um den Prozess für alle Beteiligten so professionell und fair wie möglich zu gestalten. Die folgenden Schritte helfen Ihnen, den Ablauf sicher und nachvollziehbar zu gestalten.

#1 Vorbereitung

Bevor Sie eine Kündigung aussprechen, sollten Sie intern klären, welche Gründe vorliegen, wie diese begründet werden können und welche Alternativen eventuell bestehen. Ihre Personalabteilung übernimmt dabei die Rolle der prüfenden Instanz: Gibt es bereits Gespräche, Entwicklungsmaßnahmen oder Konflikthistorien? Sind Führungskräfte ausreichend informiert und abgeholt? Eine klare interne Abstimmung sorgt dafür, dass der Prozess sauber und einheitlich abläuft.

#2 Dokumentation

Eine rechtssichere Kündigung steht und fällt mit einer sauberen Dokumentation. Halten Sie alle Vorkommnisse schriftlich fest – von wiederholten Leistungsdefiziten über Fehlzeiten bis hin zu konkreten Pflichtverletzungen. Jede Beobachtung sollte mit Datum, Situation und Auswirkungen dokumentiert werden. Diese Nachweise bilden die Grundlage für spätere Entscheidungen und verteidigen Sie in einem möglichen Kündigungsschutzverfahren.

#3 Abmahnungen korrekt einsetzen

Vor allem bei verhaltensbedingten Kündigungen ist eine Abmahnung meist unverzichtbar. Sie zeigt dem Mitarbeiter bzw. der Mitarbeiterin klar auf, welches Verhalten nicht akzeptabel ist und welche Konsequenzen drohen. Wichtig ist, dass die Abmahnung präzise formuliert, zeitnah ausgesprochen und angemessen begründet wird. Auch hier gilt: Ohne korrekte Abmahnung fehlt häufig die Basis für eine rechtlich wirksame Kündigung.

#4 Rechtliche Prüfung

Bevor Sie eine Kündigung final vorbereiten, sollten Sie prüfen, ob alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt sind. Greift das Kündigungsschutzgesetz? Gibt es besondere Schutzrechte, etwa bei Schwangerschaft, Schwerbehinderung oder Betriebsratsmitgliedern? Sind Fristen eingehalten worden? Eine rechtliche Prüfung – intern oder durch juristische Beratung – minimiert das Risiko späterer Auseinandersetzungen.

#5 Gesprächsvorbereitung

Das Kündigungsgespräch ist für beide Seiten eine emotional belastende Situation. Bereiten Sie sich daher sorgfältig vor: Wer führt das Gespräch? Welche Botschaften sollen vermittelt werden? Welche Fragen werden vermutlich gestellt? Legen Sie klare Rollen fest und planen Sie den Ablauf. Ein ruhiger Raum, ein strukturierter Gesprächsleitfaden und eine wertschätzende Haltung helfen Ihnen, das Gespräch professionell und respektvoll zu gestalten.

So führen Sie ein Kündigungsgespräch

Ein Mitarbeitergespräch zur Kündigung ist eine der sensibelsten Situationen im Berufsalltag. Gerade deshalb braucht es eine klare Struktur, eine wertschätzende Haltung und ein professionelles Auftreten. Oberstes Ziel sollte sein, das Gespräch fair, respektvoll und gleichzeitig rechtssicher zu führen.

#1 Gesprächsleitfaden

Ein strukturierter Leitfaden verhindert Missverständnisse und schafft Orientierung. Starten Sie mit einer direkten, aber respektvollen Einleitung und kommen Sie ohne Umschweife zum Kern: der Kündigung. Erläutern Sie kurz den Grund, ohne in lange Diskussionen zu geraten, und übergeben Sie anschließend die schriftliche Kündigung. Planen Sie zudem Raum für Rückfragen ein und erklären Sie die nächsten Schritte wie beispielsweise Resturlaub, Übergabe oder Ansprechperson im Unternehmen.

#2 Tonalität

Diese Grundregeln helfen Ihnen, ein schwieriges Gespräch souverän zu führen und unnötige Eskalationen zu vermeiden: Sprechen Sie klar, sachlich und empathisch. Halten Sie Blickkontakt, bleiben Sie authentisch und hören Sie aktiv zu. Vermeiden Sie Rechtfertigungen, ausschweifende Erklärungen oder Schuldzuweisungen. Ebenso ungünstig ist es, das Gespräch zu sehr in die Länge zu ziehen. Ein Kündigungsgespräch muss wertschätzend, aber gleichzeitig zielgerichtet und professionell sein.

#3 Emotionale Dynamik steuern

Kündigungen lösen häufig starke Emotionen aus: Von Überraschung und Schock bis hin zu Wut oder Traurigkeit. Als Führungskraft sollten Sie ruhig und stabil bleiben. Geben Sie Raum für eine erste Reaktion, aber lassen Sie sich nicht in Diskussionen über die Entscheidung hineinziehen. Signalisieren Sie Verständnis, ohne von der klaren Botschaft abzuweichen. Ein ruhiger Tonfall, eine klare Struktur und empathische Hinweise („Ich verstehe, dass das gerade viel ist…“) helfen, die Situation zu deeskalieren.

#4 Neutralen Raum schaffen

Der Ort des Gesprächs beeinflusst maßgeblich die Atmosphäre. Wählen Sie einen geschützten, störungsfreien Raum, der Neutralität ausstrahlt; nicht das Büro der Führungskraft, in dem Hierarchien stärker spürbar sind, und keinesfalls öffentliche Bereiche oder offene Bereiche, in denen andere Mitarbeitende ein und aus gehen. Schaffen Sie eine Umgebung, die Respekt vermittelt und der Person ermöglicht, das Gespräch in Ruhe zu verarbeiten. Auch die Sitzordnung kann einen Unterschied machen: Sitzen Sie möglichst auf Augenhöhe.

Nach der Kündigung: Ihre To-Dos

Auch nach Ausspruch der Kündigung haben Sie als Arbeitgeber zahlreiche organisatorische Aufgaben zu erfüllen. Ein strukturierter Offboarding-Prozess sorgt für Klarheit, reduziert Risiken und unterstützt einen professionellen Abschluss des Arbeitsverhältnisses.

#1 Übergabe und Rückgabe von Firmeneigentum

Sorgen Sie zeitnah dafür, dass alle Arbeitsmittel und Zugänge zurückgegeben werden – beispielsweise Laptop, Smartphone, Zutrittskarten oder Dienstfahrzeug. Halten Sie den Rückgabeprozess schriftlich fest und stellen Sie sicher, dass alle Unternehmensdaten geschützt bleiben. Gleichzeitig sollte die Übergabe laufender Aufgaben und Projekte organisiert werden, um einen reibungslosen Übergang im Team zu gewährleisten.

#2 Resturlaubsberechnung

Nach einer Kündigung muss geprüft werden, wie viele Urlaubstage dem Mitarbeiter bzw. der Mitarbeiterin noch zustehen. Nicht genommener Resturlaub ist grundsätzlich zu gewähren – sofern keine dringenden betrieblichen Gründe dagegensprechen. Ist eine Freistellung nicht möglich, muss der Resturlaub ausgezahlt werden. Eine korrekte und transparente Berechnung verhindert spätere Streitigkeiten.

#3 Zeugnisanspruch

Jede*r Arbeitnehmer*in hat Anspruch auf ein qualifiziertes Arbeitszeugnis, das wohlwollend formuliert und inhaltlich korrekt sein muss. Bereiten Sie das Zeugnis zügig vor und achten Sie auf eine faire, sachliche Bewertung der Leistungen und des Verhaltens. Ein professionell formuliertes Zeugnis trägt dazu bei, dass das Arbeitsverhältnis trotz Kündigung wertschätzend endet.

#4 Offboarding-Prozess

Ein strukturiertes Offboarding hilft, offene Punkte zu klären und das Arbeitsverhältnis sauber abzuschließen. Dazu gehören die Klärung administrativer Themen (z. B. Sozialversicherung und Lohnabrechnung), ein Abschlussgespräch sowie die Übergabe wichtiger Informationen an das Team oder die Nachfolge. Ein gutes Offboarding stärkt zudem Ihr Arbeitgeberimage – gerade bei Mitarbeiter*innen, die das Unternehmen möglicherweise enttäuscht verlassen.

#5 Kommunikation im Team

Sobald die Kündigung ausgesprochen und geklärt ist, sollte das Team transparent informiert werden, allerdings ohne vertrauliche Details zu teilen. Kommunizieren Sie sachlich, wertschätzend und klar über die Veränderung und darüber, wie die Aufgaben künftig verteilt werden. Eine offene Kommunikation verhindert Gerüchte, stärkt das Vertrauen und sorgt für Stabilität im Team.

Mitarbeitern kündigen: Fazit

Mit einer klaren Struktur, sauberer Dokumentation und einer professionellen Gesprächsführung stellen Sie sicher, dass der Prozess sowohl rechtssicher als auch fair abläuft. Entscheidend ist, dass Sie jede Kündigung gut vorbereiten, transparent kommunizieren und sowohl die rechtlichen Rahmenbedingungen als auch die menschliche Dimension im Blick behalten. So schaffen Sie einen verantwortungsvollen und respektvollen Abschluss des Arbeitsverhältnisses und stärken gleichzeitig die Professionalität und Glaubwürdigkeit Ihres Unternehmens.

Vanessa Kammler

Als Redakteurin bei JOBmenü extrahiert sie gern spannende Erkenntnisse aus Studien, schreibt am liebsten Leitfäden und stellt Ihnen gern smarte Recruiting-Tricks vor.

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Bildquelle: Ohmydearlife; pixabay