Die wichtigsten Key Performance Indicators (KPIs)

Die Aufgaben eines Personalers bzw. einer Personalerin umfassen unter anderem das Online-Recruiting. Dies ist allerdings vielfältiger als Stellen auszuschreiben und Bewerbungsgespräche zu führen. Aus einem Recruiting-Prozess lassen sich wichtige Daten ziehen, die im laufenden Geschäftsjahr hilfreich sein können.

Übersicht

Definition: Was sind Key Performance Indicators?

Als Key Performance Indicators, kurz KPIs, werden Schlüsselkennzahlen beschrieben, die ihren Ursprung in der Betriebswirtschaftslehre haben.

Mit Hilfe einiger Formeln und Daten lassen sich so unter anderem der Unternehmenserfolg, die Betriebsauslastung sowie die Leistung des Betriebs, einzelner Abteilungen oder sogar von Maschinen analysieren.

Was ist der Unterschied zwischen Kennzahlen und Schlüsselkennzahlen?

Der Unterschied zwischen einer Kennzahl und einer Schlüsselkennzahl liegt darin, dass man mit einem KPI die strategischen Unternehmensziele überprüfen kann. Diese sind unter anderem Kundenzufriedenheit, Rentabilität einzelner Artikel, Umsatzwachstum oder Marktanteile.

Kennzahlen hingegen lassen nur Rückschlüsse auf die operative Leistung zu.

Welche sind die wichtigsten KPIs im Recruiting?

Recruiting-Kosten gesamt:

Um sich einen Überblick über die gesamten Rekrutierungskosten zu bekommen, werden alle Positionen mit Bezug auf das Recruiting zusammengerechnet. Dies beinhaltet sämtliche Software, Lizenzen, Arbeitszeit etc. Diese Zahl ist recht oft relativ hoch und die Personalabteilung muss sich nicht selten dafür rechtfertigen. Bestenfalls steht in der Auflistung immer der entsprechende Gegenwert, zum Beispiel eine bestimmte Software und die entsprechende Zeitersparnis.

Cost of Vacancy:

Die Cost of Vacancy beschreibt den Betrag, den eine nicht besetzte Stelle das Unternehmen kostet. Je höher in der Hierarchie-Ebene, desto höher die Cost of Vacacy. Die Personalabteilung hat hier einen großen Handlungsdruck, offene Jobs schnellstmöglich zu besetzen – vor allem, wenn es sich um eine sehr wichtige Stelle im Unternehmen handelt. Der Druck, eine Stelle schnell zu besetzen, kann auch zu einer Fehlentscheidung führen, welche noch mehr Kosten verursacht. Findet sich über eine längere Zeit nicht die passende Bewerberin bzw. der passende Bewerber, so kann auch mit einer Interim-Besetzung gearbeitet werden.

Channel Effectiveness:

Die Channel Effectiveness bedeutet auf Deutsch die Effektivität der Kanäle. Sprich: Auf welchen Kanälen wurde die Stellenanzeige veröffentlicht und bei welchem Kanal gab es den größten Rücklauf an Bewerbungen? Und wie viele der Bewerber*innen wurden tatsächlich zu Vorstellungsgesprächen eingeladen?

Wichtig zu beachten ist, dass viele Klicks nicht automatisch eine gute Channel Effectiveness bedeutet. Auch wenn viele Klickzahlen verlockend in der Statistik aussehen, ist der Kanal nicht der richtige, wenn keine Bewerbung darüber eingesandt wird.

Cost-per-Application:

Der Key Performance Indicator Cost-per-Application definiert den Wert einer einzelnen eingehenden Bewerbung. Nimmt man die Kosten, die für eine Stellenausschreibung anfallen (inklusive der Arbeitszeit der ausschreibenden Person) und teilt sie durch die Anzahl der eingehenden Unterlagen, so erhält man die Kosten einer einzelnen Bewerbung.

Bewerbungen pro Stelle:

Nicht nur die Channel Effectiveness ist eine wichtige Kennzahl, auch die Bewerbungen pro Stelle geben Aufschluss über den Erfolg im Recruiting. Folgen auf eine Stellenanzeige, die in der Regel leicht besetzt werden kann, keine oder kaum Bewerbungen, so können verschiedene Punkte abgeklopft werden. Wird die Anzeige gut gefunden? Ist sie ansprechend gestaltet? Ist der Arbeitgeberauftritt attraktiv genug? Selbiges gilt für sehr spezielle oder schwer zu besetzende Positionen: Folgen vergleichsweise viele Bewerbungen, so performt die Stellenanzeige gut.

Time to Interview:

Die Time to Interview meint den Zeitraum von der Ausschreibung einer Stelle bis zu den Bewerbungsgesprächen. Da aktuell eine große Arbeiterlosigkeit herrscht, können sich Talente nahezu frei jede Stelle aussuchen. Unternehmen, die ihre Bewerber*innen lange auf eine Rückmeldung warten lassen, unterschreiben mit ziemlicher Sicherheit bei der Konkurrenz.

Quote der Angebots-Annahmen:

Diese Kennziffer beschreibt die Anzahl der Bewerber*innen, die den angebotenen Job angenommen haben. Der Gegenwert ist die Anzahl derjenigen, die den Vertrag abgelehnt haben. Im besten Falle sind die angenommenen Stellen höher als die abgelehnten. Ist es andersherum, sollten Employer-Branding-Maßnahmen ergriffen werden, um das Unternehmen für Bewerber*innen attraktiver zu gestalten.

Time to Hire:

Die Time to Hire beschreibt den benötigten Zeitraum, Bewerber und Bewerberinnen vom Unternehmen zu überzeugen. Viele Unternehmen kämpfen um die besten Talente – somit ist eine zielgruppengerichtete Ansprache auf den passenden Kanälen unabdingbar.

Cost per Hire:

Dieser KPI Cost per Hire gibt an, mit welchem Betrag die Personalgewinnung zu Buche schlägt. Konnten Sie Ihr Recruiting-Budget gut nutzen? Welche Posten wurden in der Anzeigenschaltung fällig? Printmedien sind generell teurer als Online-Schaltungen – der Vorteil von Online-Recruiting ist hierbei, dass es sich den klassischen Methoden des Marketings bedienen kann.

Time to Fill:

Die Time to Fill ist die Zeitspanne, die zwischen der Zusage und dem ersten Arbeitstag des neuen Unternehmensmitglieds liegt. Bitte beachten Sie, dass das Onboarding nicht mit Arbeitsantritt beginnt, sondern schon viel früher beginnen muss. Vor allem, wenn die Time to Fill eine längere Zeit dauert, sollten schon in dieser erste Schritte gemacht werden, um den Neuen bzw. die Neue gut mit dem Team und den Prozessen vertraut zu machen.

Absage-Quote:

Die Absage-Quote beschreibt die Anzahl an Bewerbungen, die Sie als Recruiter selbst nach Eingang aussortieren. In der Regel werden die Bewerbungen aussortiert, welche die Einstellungskriterien nicht erfüllen, beispielsweise wenn die Qualifikationen nicht zur ausgeschriebenen Stelle passen. Die Absage-Quote gibt Rückschlüsse darauf, ob die Stellenanzeige optimiert werden muss oder ob die genutzten Kanäle nicht die richtigen sind.

Ghosting-Rate:

Als Ghosting bezeichnet man einen plötzlichen Kontaktabbruch ohne Erklärung seitens einer Person. Sie wird „unsichtbar wie ein Geist“. Wird ein Jobangebot angenommen und der- oder diejenige erscheint am ersten Arbeitstag nicht, wird dies als Ghosting bezeichnet. Auf unserem Jobmarkt, in dem der War for Talents herrscht, trägt eine lange Time to Fill maßgeblich zu der Ghosting-Rate bei. Stellen Sie also sicher, dass Sie immer wieder mit dem Talent in Kontakt bleiben es schon rechtzeitig ins Team integrieren.

Welches sind die wichtigsten KPIs zur Produktivität?

Umsatz und Gewinn pro Mitarbeiter*in:

Hier wird berechnet: Welchen Betrag bringt ein Mitarbeiter bzw. eine Mitarbeiterin dem Unternehmen im Durchschnitt ein? Es ist zwar stark von der Berufsgruppe und der Branche abhängig, aber eine Daumenregel besagt, dass jede*r Mitarbeiter*in das doppelte der Personalkosten einbringen sollte. Somit deckt er nicht nur seine eigenen, sondern auch einen Teil der Fixkosten.

Schulungsaufwand pro Kopf:

In diese Kostenrechnung zählen nicht nur die tatsächlichen Gebühren für die Fortbildung, sondern ebenfalls die Reisekosten, Verpflegung und der Zeitaufwand. Dies kann eine hohe Gebühr sein, die sich allerdings auf lange Sicht auszahlt, denn das neu erworbene Wissen trägt zur Weiterentwicklung und zum Erfolg des Unternehmens bei.

Arbeitsstunden und -pakete:

Die Arbeitszeiterfassung gibt einen guten Überblick über die geleisteten Stunden. Somit kann verglichen werden, ob die Anzahl der tatsächlichen Arbeitszeit mit den geplanten Stunden übereinstimmt. So kann sehr gut einer Unter- oder Überbesetzung entgegengewirkt werden. Anhand dieser Erkenntnis können Prozesse angepasst oder Arbeitsabläufe umstrukturiert werden.

Welches sind die wichtigsten KPIs zur Gesundheit und Zufriedenheit?

Generelle Zufriedenheit:

Die generelle Zufriedenheit im Unternehmen erfahren Sie am besten durch eine anonyme Umfrage. Anonym, da sich die Mitarbeiter*innen besser trauen, Schwachpunkte und Verbesserungspotenzial anzusprechen, wenn nicht ihr Name dahintersteht. Diese Daten geben eine Menge Aufschluss darüber, ob Sie die Arbeitsbedingungen verbessern, Employer-Branding-Maßnahmen erweitern oder umfassendere Work-Life-Balance-Angebote bereitstellen können.

Frühfluktuationsrate:

Diese KPI gibt Aufschluss darüber, wie viele Personen noch innerhalb der Probezeit das Unternehmen wieder verlassen. Hierbei werden sowohl Kündigungen als auch Entlassungen berücksichtigt. Ist die Frühfluktuationsrate hoch, so kann dies die verschiedensten Ursachen haben, beispielsweise wurden in der Anzeige und im Gespräch falsche Eindrücke vom Unternehmen vermittelt oder es gab menschliche Probleme innerhalb der Abteilung. Sprechen Sie mit den Abbrechern und holen Sie sich ein ehrliches Feedback ein. Nur so kann man an den Stellschrauben drehen.

Mitarbeiterfluktuation:

Bei der Mitarbeiterfluktuation handelt es sich, ähnlich wie bei der Frühfluktuation, um die Anzahl der Mitarbeiter*innen, die das Unternehmen verlassen. Es fallen somit neue Rekrutierungskosten an und die Cost of Vacancy steigt ebenfalls. Bei einer hohen Fluktuationsrate liegt oftmals die Unzufriedenheit der Angestellten zugrunde. Mit attraktiven Work-Life-Balance-Maßnahmen und offenen Feedbackgesprächen können Sie die Motivation steigern und signalisieren, dass Sie die Mitarbeiterinnen sowie Mitarbeiter wertschätzen und ernst nehmen.

Mitarbeiterempfehlungen:

Sind offene Stellen zu besetzen, können Empfehlungen durch Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen sehr hilfreich sein. Somit würde eine Person ins Team kommen, die sehr wahrscheinlich fachlich sowie menschlich vorqualifiziert ist. Passen alle Eigenschaften, sparen Sie sich teure Recruiting-Prozesse in Form von Anzeigenschaltung, Sichtung der Bewerbungsunterlagen und Führen einiger Vorstellungsgespräche.

Dauer der Betriebszugehörigkeit:

Je zufriedener die Mitarbeiter*innen im Unternehmen sind, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass sie auch bleiben. Maßnahmen zur Mitarbeiterbindung (und damit auch zur Steigerung der Betriebszugehörigkeit) können beispielsweise flexible Arbeitszeiten, Vermögenswirksame Leistungen, Flex-Office-Lösungen und Work-Life-Balance-Angebote sein.

Fehltage:

Die Anzahl der Fehltage kann ebenfalls Rückschlüsse auf die Zufriedenheit im Unternehmen geben. Im Schnitt liegt die Anzahl der Kranktage bei 20 Tagen pro Jahr – Berufsgruppen mit schwerer körperlicher Belastung weisen die meisten Fehlzeiten auf. Um Kranktagen entgegenzuwirken, eignen sich Maßnahmen zur Mitarbeiterzufriedenheit und Angebote zur Gesundheitsförderung, wie zum Beispiel Zuschüsse zum Fitnessstudio, Kostenübernahme von Kursen oder auch die Erlaubnis, während der Arbeitszeit Arzttermine wahrzunehmen, ohne sich dafür krank melden zu müssen.

Die JOBmenü Redaktion

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